Bireysel Girişimciler Neden Sanal Asistanla Çalışmalı?

Bireysel girişim, sadece bir kişi tarafından yürütülen ve yönetilen bir işletmedir. Bu kişi, hem idari hem de operasyonel anlamda  çalışırken, bir yandan da iş sahibidir. Tüm bu görevler sebebiyle bireysel girişimci kolaylıkla yorulur, stres olur ve çok çalışır. Bu yüzden mutlaka dışardan bir destek almalı ve bir Sanal Asistan’la iş ortaklığına gitmelidir.

Bu iş ortaklığı üzerine düşünmek için  aşağıdakileri okumanızı öneririm.

1- Bir çok bireysel girişimci kendi evinin luksunde işini yürütmek ve yönetmektedir. Birisiyle birlikte çalışmaya başlamak, ona yer ayarlamak ya da birlikte evden çalışmak anlamına gelir ancak Sanal Asistan’lar da sizin gibi bireysel girişimciler oldukları için kendi ortamlarından çalışmayı tercih eder.

2- Sanal asistanlar, kendi harcamalarının sorumluluğunu alır. Size ofis, ekipman vs gibi detaylar için harcama yaratmaz.

3- İstediğiniz özelliklerde, sizin ihtiyacınız olan teknik ve profesyonel becerilere sahip bir Sanal Asistan ile anlaşabilirsiniz. Hatta günümüzde bir çok Sanal Asistan belirli alanlarda ihtisaslaşarak, tamamen bu konuda hizmet vermektedir. Bu anlamada ihtiyacınız doğrultusunda birden fazla Sanal Asistan ile çalışabilirsiniz.

4- Sanal Asistan’ı ihtiyacınız oldukça kullanabilirsiniz. Çalışma saatleri ve çalışma şartları da esnektir. Sürekli çalışmak ya da haftada belirli bir saat doldurmak gibi bir zorunluluk yoktur.

5- Sanal asistanınız size zaman kazandırır.  Delege ettiğiniz görevlerle, size para kazandıran işlere daha çok odaklanabilir. İdari işlerle kaybettiğiniz zamanı hobilerinize ayırarak geçirebilirsiniz.

6- Sanal asistanınıza sadece sizin için çalıştığı zamanı ödeyeceğiniz için harcamalar konusunda da kazançlı olursunuz.

7- Sanal asistanlarda bireysel girişimciler oldukları için, size işinizi bir sonraki seviyeye taşımanız konusunda fikirler ve öneriler ile geliştirecektir.

8- Sanal asistanınızla lokasyon ve mekandan bağımsız olarak çalışabilirsiniz. Siz tatildeyken, ona görev verebilir ve sizin adınıza işleri takip etmesini isteyebilirsiniz. Ayrıca dünyanın herhangi bir yerindeki kişi ile de çalışabilirsiniz.

9- 24 saati iş ile geçirdiğiniz zaman, sizin işi değil, işin sizi yönettiğini fark edince, Sanal Asistan ile çalışmaya karar verip,  iş yükünüzü azaltarak daha sağlıklı ve mutlu bir hayata doğru yol alacaksınız.

Bireysel girişimcilerdeki en büyük engel, bebeğiniz gibi gördüğünüz işi sizden daha iyi kimsenin yürütemeyeceği ve hepsini kendi başınıza yönetebileceğiniz/ yapabileceğiniz inancıdır.  Fark etmeniz gereken, bazen bir adım geride durup, hepsini yapamayacağınız kabul etmek ve yapabilecek olsanız bile yapmamayı seçmektir.

Size tavsiyem, hemen bugün öncelikle yapmaktan hoşlanmadığınız işleri belirleyip, bir Sanal Asistan’a delege etmek ve  kendinize zaman ayırmanız olacaktır.

Sanal Asistanla Çalışma Kararını Vermeden Önce

am-I-ready-for-a-virtual-assistant

  • Bir müşteriyle ilgili iş teslim tarihini ya da iş fırsatını kaçırdıysanız,
  • Mevcut müşteriniz ve potansiyel müşterileriniz hakkında güncel bir veri tabanınız olmadığı için, işinizi geliştirme konusunda ilerleyemiyorsanız,
  • Sizi heyecanlandıran yeni iş planlarınız var ancak siz işi yürütebilmek için yapılması gereken günlük işlerinizle çok meşgulseniz,
  • İdari işleriniz tamamlamak için geceleri ve haftasonları yoğun olarak çalışıyorsanız,
  • Yapmaktan hoşlanmadığınız rutin işleriniz varsa ve bunlar daha önemli ve yaratıcı işlerinizden zaman çalıyorsa,

Tüm bu yazılanları okuyup, kafanızı  iki yana sallıyor ve “neden bahsediyor diyorsanız?” okumayı bırakabilirsiniz.

Ancak kafanızı aşağı yukarı sallıyor ve onaylıyorsanız, artık bir sanal asistanla çalışma vaktiniz gelmiş demektir

images

Sanal asistan nedir? Avantajları nelerdir?

Bugün sizlerle sanal asistanlığa dair bulduğum bir yazıyı paylaşmak istedim.

Günümüzde bütün sektörlerde rekabet oldukça ön plana çıktı. İş kollarının içine internet ve dolayısıyla E-Ticaret girdiği için, sabit giderlerini düşüren firmalar, ürünlerini de en dip fiyatlarla satar oldu. Dolayısıyla bu rekabete ayak uydurmak isteyen yeni katılımcı firmalarda, sabit giderlerini düşürmenin yollarını arıyor. Günümüzde bazı bankalar bile, faiz oranlarını, tüketici lehine arttırabilmek için, şubesiz bankacılığı deneme yoluna gidiyor. Durum böyle olunca da, verim kaybına uğramadan, maliyetleri düşürmek, ayrı bir uzmanlık alanı oluyor.

Yazımızın ana konusu olan, sanal asistanlığa gelirsek de, kurumsal kimliğinizi sergilerken, firmanızın iletişim çözümünü de beraberinde getiren bir sistem sanal asistan. Birçok KOBİ için, lüks kabul edilecek asistanlığın, gerekliliği es geçilemeyecek bir konu. Ama maddi elverişsizlikler, bu avantajı KOBİ’lerin kullanmasını engelliyor.

Sonuçlar böyle olunca da KOBİ’ler ister istemez, muadil sistem arayışlarına giriyorlar. Bu durumda da seçenekler 2’ye ayrılıyor.
* Sanal asistanın farklı bir lokasyondan da olsa, canlı bir insan tarafından verilmesi

* Asistanlığın, bilgisayar sistemine entegre, sanal makinelerce verilmesi.

İlk yöntemde çalışma şekli, belli bir konuma toplanmış sekreterya ve asistanlık hizmeti verecek kişiler. Abonelerinin müşterilerinden gelen aramaları, abonelerinin istedikleri şekilde karşılanması ve notların alınıp abonelerin bilgilendirilmesi esasına dayanır. Burada hizmeti verenlerin, tek bir binada olma zorunluluğu da yok. Sonuçta internet olan her noktada, size hizmet verecek bir sanal asistan çalıştırılabiliyor. Gelelim abone ayağına. Abone tarafında yapılan ise dış hattınıza bir cihazın bağlanması ve 2-3 telefon çalışından sonra, aramanın internet üzerinden hizmet alınan sanal asistanın önündeki telefona yönlendirilmesi. Bu sistemin avantajı, bir asistanın bulundurulması maliyetinden, daha alt rakamlara bu hizmetin alınabilmesi. Dezavantajı ise hala bu rakamlar, bir çok firma için yüksek kalırken, aynı zamanda abone tarafında mobilitenin tam sağlanamaması sayılabilir.

İkinci yöntem ise canlı insanın bulunmadığı, teknolojiyi biraz daha yoğun kullanan bir sistem olarak karşımıza çıkıyor. Burada her hizmet alan firma için, hizmeti veren tarafından mini ip santraller kurulmakta. İlk planda firmanın, bünyesine binlerce doları bulan bir alt yapıdan (bu alt yapının ayakta tutma ve güncelleme giderlerinden) kurtulması anlamına geliyor. Firmanın hatları sayısal hatlara çevrilerek, bu santrale entegre ediliyor. Böylece firma, bir ip santralin yapabileceği her özelliğe sahip bir konuma geliyor. Bu kısımdan sonra firmanın yapması gereken, sağlayıcı firmaya çalışma senaryosunu anlatmak ve sanal santral omurgasını ayarlanmasını beklemek. Sonrasında hattı kendisi için oluşturulan santrale yönlendiriliyor. Bir sonraki aşama, firmaya özel karşılama mesajlarının bir stüdyo ortamında seslendirilmesini sağlamak. Bu karşılama mesajları ve yönlendirmeler, firmanın kurumsal kimliğinin müşterilerine sergilenmesinde büyük önem taşıyor. Tüm ayarlamalar yapıldıktan sonra, sistem çalışmaya hazır hale geliyor.

Sistem neler yapabiliyor?

* Gelen aramaları, kurumsal kimliğinize uygun bir şekilde sanal sekreteriniz karşılıyor,

* Aramaları ister bir ip telefona, sabit bir telefona ya da bir cep telefona bağlayabiliyor.

* Ofis dışındaki bir cep telefonuna, ofisin şirket hattından gelen bir aramayı, bağlayabiliyor.

* Sadece bir cep telefonuyla bile, sanal asistan kullanılabiliyor.

* Tüm dünya üzerinde, birbiriyle sınırsız ve ücretsiz görüşebilen ve birbirine arama aktarabilen, dahili numaralar oluşturulabiliyor.

* Satış ya da pazarlama gibi ekiplerin personelleri, birbirinden ayrı yerlerde bile olsalar, santrale dahili olarak toplanabiliyorlar.

* Sadece 1 adet hatla (0850 ya da taşınan il kodlu bir numara) anlık 100 adede kadar karşılıklı görüştürebiliyor. (PBX’lere gerek kalmıyor;)

* Telekonferans ya da video konferans yapabiliyor. Konferansa katılacak olanlar, dahili hat, sabit hat ya da cep telefonu olabiliyor.

* Arayan müşterilerinin, ücretsiz bir şekilde kendilerini aramasını sağlayabiliyor.

* Cevaplanmayan tüm aramaların sesli mesaj olarak dahili abonenin mail adresine düşmesini sağlayabiliyor.

* Tüm gelen faksları otomatik olarak alıp, istenen mail adresine pdf formatında gönderilmesini sağlayabiliyor.

* Tüm görüşmeler istenirse kayıt altına alınabiliyor.

* Tüm yapılan görüşmelerin detayları ve ses kayıtlarının dinlenebilmesini özel web ara yüzünüzle yapabiliyorsunuz.

Tüm bu özelliklerin yanında, numaraların sanala taşınması durumunda, her taşınan hat için verilen sabit ücretlerinde, ödenmesine gerek kalmıyor. Birçok KOBİ’nin ihtiyacını fazlasıyla karşılayan sanal asistan sistemleri, özellikle home- ofis çalışanların, E-Ticaret firmalarının ve mobil olarak çalışanların ilgisini çekmektedir. Müşteriye özel hazırlanan senaryolar, bu sistemin kalbini oluşturmaktadır.

Kaynak: http://www.chip.com.tr/forum/sanal-asistan-nedir-avantajlari-nelerdir_t269841.html

Güzel Haberler Var

Son paylaştığım yazılardan sonra, artık gururla Türkiye’de sanal asistanlık işinin yayılmaya başlayacağını söyleyebilirim. Bu şekilde hizmet veren şirketler kurulmaya başlandı ve bu bizler için iyi bir işaret 🙂

download

Bu sektör Türkiye’de ne kadar az bilinsede, Avrupa ve Amerika’da bu konuda yıllık büyük konfreanslar düzenleniyor, bir çok sanal asistan bir araya gelip, neler yaptıklarını ve yapabileceklerini konuşuyor.

Bizde bu yönde gelişirsek, asistanın ofiste olmaması gerektiği fikrine alışırsak; günümüzde giderek artan home ofis/ remote ofis kavramında çalışan bir çok kişiye biz sanal asistanlar destek olabiliriz.

home ofis çalışmak


 

Sanal Asistanlık Nedir?

Sanal Asistanlık Nedir?

thumb

Sanal Asistanlık, bu günün teknolojisinin sağladıkları ve özellikle de internet sayesinde, parmaklarımızın ucundan zaman ve mekan sınırı olmaksızın sağlanmakta olan bilgi akışının avantajını kullanarak gerçekleştirilen yeni bir çalışma şeklidir. İşverenler ile kurdukları güçlü ilişkiler, Sanal Asistanlık çalışmalarının her uzaklıktan gerçekleştirilmesine fırsat vermektedir. İşveren Sanal Asistanla çalışmasını ne kadar arttırırsa, karşılıklı güven ve saygıya dayalı bu ortaklıkla erişilebilecek başarı da o kadar büyük olacak, güven ve saygı içerisinde yapılacak olan işler Sanal Asistanların başarısını ve gelecekte yapılacak işlerin sayısını arttıracaktır. 1990′ larda bilgisayar endüstrisinin büyümesi ve aynı dönemde şirketlerdeki küçülmeler ile 1995’te Sanal Asistanlık profesyonel bir meslek olarak başlamıştır. “Sözleşmeli çalışanlara” doğru olan güncel eğilim, bu mesleğin sürekli büyümesini ve gelişmesini desteklemektedir. Sanal Asistanlık hizmetlerinden her büyüklükteki sirket/işveren yararlanabilir.

Sanal Asistan Kimdir?

Sanal Asistan (Virtual Assistant), elektronik ortamda yapılabilecek hizmetleri profesyonel olarak sağlamaya istekli, fiili olarak işverenin ofisinde çalışmayan, bunun yerine kendi ofisinden veya kendi ev-ofisinden çalışan kişidir. Sanal Asistan (SA), kendi ”Sanal İş”inde tam zamanlı veya part-time olarak çalışabilir. Sanal Asistanlar yaptıkları işte profesyoneldirler. Sanal Asistanlar, geniş bir yelpazede işle ilgili ve idari hizmetleri sunan, çok iyi uzmanlaşmış bağımsız yüklenicilerdir. Sadece farklı sektörlere çeşitli hizmetler ve ofis destek hizmetleri sunmakla kalmaz, işverenle işbirliği içinde de olurlar. Sanal Asistanlar sadece asistanlarınız değil aynı zamanda başarıya giden yoldaki partnerlerinizdir! SA’lar müşterilerine partner olarak onlarla karşılıklı saygı ve güven üzerine yapılanmış ve ortak bir amaca, yani işin başarısına yönelik güçlü ve benzersiz bir ilişki geliştirirler.

Sanal İşveren Kimdir – (Sİ)?

Sanal İşveren, belirli işlerin Sanal Asistanların yardımıyla yapılmasına gereksinimi olan kişi veya şirkettir. Çoğu zaman, Sanal bir İşveren bir projeyi komple olarak yüklenir ve onun parçalarını üçüncü şahıslara görev olarak vererek taşeronluk hizmeti alır. Bazı durumlarda ise, Sanal işverenler, kendi özgeçmiş yazıları, yeni evlerinin çizimleri, rapor yazıları, vb. gibi kişisel gereksinimleri için bir Sanal Asistanla çalışmak isterler. Sanal İşveren küçük bir girişimci, evinden çalışan bir girişimci, ev-ofis veya küçük ofis sahibi olabileceği gibi büyük bir şirket de olabilir. Bazen sanal iş (e-business) ortamında çalışan bir kişi hem “Sanal İşveren” ve hem de “Sanal Asistan” konumunda çalışabilir. Bu durum özellikle, birden fazla kategoride veya alt kategoride hizmet sağlanmasını gerektiren büyük ve kapsamlı işler alındığında gerçekleşir.

Sanal Asistanın Görevi ve Rolü Nedir?

Daha öncede belirttiğimiz gibi Sanal Asistanlar, bugünün teknolojisindeki gelişmeleri, özellikle de internet ile bilgi akışını kullanarak, iş yönetimi işlemlerini oluşturmak, uyarlamak ve sağlamaktan, çeşitli projelerle ilgili işlerin gerçekleştirilmesine, beyin fırtınasına, pazarlamaya, araştırma çalışmalarına, iş stratejileri geliştirmeye, takım oluşturmaya kadar uzanan pek çok konuda hizmet vererek işverene destek olurlar. Onlar, işinizin büyümesi ve gelişmesine katkıda bulunan partnerlerinizdir. Sanal Asistanlar müşterilerine çok çeşitli hizmetler sunmak için gerekli niteliklere sahiptirler ve işteki amaçlarınızı daha iyi desteklemeye yönelik yardımcı kaynaklar ve araçları önerebilir ve/veya kullanabilirlerler. Girişimcilerin pek çoğu çok fazla rolü birarada üstlenmiş durumdadırlar. Sanal Asistanın görevi, bu rolleri işverenden alarak ya kendilerinin üstlenmesi ya da işverene “işlerinin içinde” değil de “işlerinin üzerinde” çalışabilmeleri için gerekli zaman ve alanı bulmalarına fırsat verecek doğru kaynağı bulmaktır; kısaca söylemek gerekirse işverenin işleri içinde kaybolmasını önlemek için destek hizmetleri vermektir. SA’nın rolleri ve görevleri iş genişledikçe ve değiştikçe genişleyip değişmekle birlikte, işle sınırlı olmayıp işverenin kişisel bir seviyede desteklemesini de içerebilir.

Sanal Asistan ile Çalışmanın Faydaları:

Sanal Asistan (SA), sanal iş destek hizmetlerinde uzmanlaşmış, kendi işinde serbest çalışan bir girişimcidir. Sanal Asistan işverenin ofisinden çok uzakta olsa bile onunla birlikte çalışabilir. Sanal Asistan dünyanın herhangi bir yerinde olabilir! Klasik ofislerde yapılan pek çok iş, Sanal Asistanlar tarafından onların kendi ofislerinde veya ev-ofislerinde gerçekleştirilebilir. Onlarla iletişim kurmak için telefon, e-mail, faks, posta, vb. gibi araçlar kullanılabilir. Dosyalar e-postaya eklenerek, disketlerle, CD’lerle paylaşılarak değiş-tokuş edilebilir, aktarılabilir. Geçici personelin aksine, Sanal Asistanların birer partner gibi çalışması, işverenlerinin işlerini öğrenmelerine ve uzun dönemde o işin başarısında pozitif bir etki yapabilmelerine olanak verir.

• Sanal Asistanlar sizi pazarlama ve müşteri ilişkileri konusunda destekleyebilirler.
• Birçok Sanal Asistan web tasarımı ve arama motoru optimizasyonu konusunda uzmanlaşmıştır. Bir Sanal Asistan ile çalıştığınızda, sanal asistanınız işin detaylarını iyi bildiği için, web sitenizin güncel, çekici ve etkili bir içeriğe sahip olmasını sağlar.
• Sanal Asistan sizin sunumlarınızı çok daha profesyonel, parlak, düzenli ve özenli hazırlamanızı profesyonel şekilde destekler ve böylece dinleyenlerin ilgisini çekmenizi, ürünlerinizi ve hizmetlerinizi tanıtmanızı çok daha kolay hale getirir.
• Sanal Asistan, yazışmalar, metin yazıları, kitap yazımları, vb. gibi alanlardaki düzeltme, düzenleme ve yazım işlerinizde etkin bir yardımcınız olabilir. Bu da, çok daha profesyonel olmanızı sağlayarak pazardaki iletişimizde önemli rol oynar.
• Sanal Asistanınız bütün fatura işlemlerinizi, ödemelerinizi, faturalarınızı devralıp tüm muhasebe işlemlerinizi gerçekleştirebilir. Böylece onlar muhasebe ile ilgili tüm işlemlerinizile ilgilenirken siz de işinizle ilgili önemli kararlar verebilirsiniz.
• Sanal Asistanlar şirket organizasyonlarınızı planlayabilir çeşitli eğlence ve gezi turları organize edebilir. Böyle bir organizasyonu, hazırlık aşamasındaki sıkıntıyı yaşamadan düzenleyebilmenin ne kadar eğlenceli olacağını düşünün…
• Uzman Sanal Asistanlar size projelerinizin çeşitli aşamalarında farklı biçimlerde teknik destek verebilirler. Örn: teknik çizim, tasarım, fotoğraf düzenleme gibi.
• Sanal Asistanlarla sadece ihtiyacınız olduğu zamanlarda proje bazlı çalışabildiğiniz için bu size para tasarrufu sağlar. İşverenler sadece yapılan iş bazında para öderler ve ekipman, tedarik, sürekli maaş gibi maliyetleri yüklenmezler. Bunu nasıl bir tasarruf olduğunu düşünebiliyor musunuz!
• Sanal Asistanlar kendi ofislerinde çalışan bağımsız yüklenicilerdir. Bu bağlamda sizin mekandan tasarrufunuzu sağlarlar.
• Sanal Asistanlarla çalışmak size zamandan tasarruf sağlar. Çünkü, işe yeni bir eleman almak, geçici bir yardımcı bulmak ve yeni personelin yetiştirilmesi gibi işler için zaman harcamak zorunda kalmazsınız.
• Sanal Asistan randevularınızı organize edebilir, iş takviminizi idare edebilir, birikmiş işlerinizi üstlenebilir ve bu sayede işinizin pürüzsüz yürümesine yardımcı olabilir.

Doğru Sanal Asistan Seçimi:

Doğru seçilen bir Sanal Asistan ile çalışmak, birini ofis elemanı olarak işe almaktan daha zordur. Sanal çalışmanın özellikleri nedeni ile genellikle bu sahısla yüz yüze gelemezsiniz. Bu şartlar altında, Sanal Asistanların sizi kandırmadığına veya doğru Sanal Asistanı işe aldığınıza emin olabilmeniz için kendinize bazı sorular sormanız gerekmektedir:

• Benim projemin özellikleri nelerdir?
• Yurtiçinden bir Sanal Asistan ile mi yoksa yurtdışından bir Sanal Asistan ile mi çalışmalıyım? Bu kararın avantajları ve dezavantajları neler olacak?
• Sanal Asistan ile düzenli toplantılar yapmam gerekiyor mu?

Sanal çalışmanın doğasından ötürü lokasyon önem teşkil etmemektedir. Sanal Asistan bir ofis çalışanının yerine getireceği pek çok görevi yapabilir. Günlük faliyetlerinizi düzenler, raporlamalarınızı yapar, e-mail trafiğinizi gerçekleştirir, yolculuk düzenlemelerinizi yapar, projelerinizde teknik çizim desteği verir, fotoğraflarınızı düzenler, vb.. Eğer yurtiçinden veya kendi yörenizden bir Sanal Asistan ile çalışmaya karar verdiyseniz, bunu yapmakla ilk olarak seçeneklerinizi sınırlandırdığınızın farkında olmalısınız.

Bu karar doğrultusunda ikinci olarak Sanal Asistanların web sitelerini inceleyin ve bir çok Sanal Asistan ile iletişim kurup onlara amacınızı, işinizi, özet olarak projenizi anlatan ve onlardan da özetle yaptıkları işi, çalışma yöntemlerini, ücret ve ödeme koşullarını öğrenmek istediğinizi belirten bir bilgi ve teklif istemi gönderin ve sonra da gelen yanıtları inceleyin.

Üçüncü olarak, kararınızı 2 veya 3 Sanal Asistan arasında vermeye çalışmalısınız. Bu aşamada onlarla telefon görüşmesi yapmanız e-postalardan çok daha ikna edici olacak, Sanal Asistanın sizin için uygun olup olmadığı hakkında fikir verecektir. Sanal iş ilişkilerinde Sanal Asistana güvenmeniz çok önemlidir ve bu ilişki elemanlarınızla aynı ofiste çalışmanızdan çok farklıdır. Sanal Asistanızın sizin için yeterli ve gerekli donanıma sahip olduğundan, onun becerilerinin ve deneyiminin projenizle örtüştüğünden emin olmalısınız. Sanal Asistanların da sizin onlar için doğru müşteri olup olmadığınızı değerlendirmeleri gerekir. Diğer bir önemli konu da Sanal Asistanın niteliklerinin sizin için uygun olup olmadığıdır. Web sitelerini araştırın, profillerini inceleyin ve diğer müşterilerin de takdir ve tavsiyelerinin bulunduğu adayları gözden geçirin. Eğer gerek görürseniz önceki işverenlerinden biriyle görüşmeye çalışabilirsiniz.

Dördüncü aşama işe başlamadan önce her iki tarafın da şartlarının yazılı olduğu bir sözleşmenin yapılmasıdır. (İşin başlangıç – bitiş tarihi, ödeme miktarları ve ilgili tarihler, işin alınma ve gönderilme yöntemi, karşılıklı beklentiler ve işe özel şartlar gibi) Tüm bunların ardından, Sanal Asistan projeniz üzerinde çalışmaya başladıktan sonra periyodik olarak onun ilerlemesini kontrol edin ve bir problem olup olmadığını sorun, iletişimi koparmayın.

Kaynak: http://www.pedva.net/vemployment.php?&lg=tr

‘Sanal Asistan’ işbaşı yaptı!

va-1

Hızla değişen ve gelişen iş dünyasının gereksinimlerine paralel olarak asistanlık hizmetleri de teknolojiye ayak uyduruyor.

İş ve sosyal hayatında yoğun olan bireylere ve ihtiyaç sahibi şirketlere asistanlık hizmeti sunan sanal asistanlık modeli dünya çapında giderek yaygınlaşıyor. Amerika ve Avrupa’da binlerce kişinin yararlandığı bu hizmetin Türkiye’deki ilk temsilcisi olan 1asistan, 3 genç girişimci Ari Can Eryorulmaz, Ediz Ateş ve Emir Temizkan tarafından kuruldu. Sistem, iş ve sosyal hayatta asistan desteğine ihtiyaç duyan şirketlerin ve bireylerin daha özgür ve düşük maliyetli destek almalarını amaçlıyor.

1asistan Genel Müdürü Ari Can Eryorulmaz, Türkiye’de yaklaşık 3.5 milyon KOBİ’nin olduğunu ve son 5 yılda dünyada büyük bir trend haline gelen bu sistemin Türkiye’de de büyük bir boşluğu dolduracağına inandığını söyledi.

Kaynak : http://www.milliyet.com.tr/-sanal-asistan-isbasi-yapti-/ekonomi/detay/1900802/default.htm

Sanal Asistanla Çalışmaya Karar Vermek

Sanal asistanla çalışmaya karar vermek önemli bir aşamadır ve doğru şekilde karar verdiğinizde hayatınız inanılmaz derecede kolaylaşacaktır.  Fakat iş sadece sanal asistanla çalışmaya başlamakla bitmez, bir çok insan için görev delege etmek, insan yönetmek öğrenilmesi gereken bir beceridir.

Sizlere bu konuda biraz ipucu vermek istiyorum 🙂

Öncelikle günlük ve haftalık işlerinizi yazarak hangilerini delege edebileceğinize bakın. Bunları belirledikten sonra bu işlerin sizin için nasıl, ne zaman, hangi sıklıkta yapılması gerektiğini adım adım belirleyin, böylece sizin adınıza eksiksiz olarak yapılabilsin.

Sanal asistanınız için bir iş tanımı yazın; şartlarınızı ve ideal adayın özelliklerini tanımlamış olursunuz.  Böylece  hem karşı tarafa kendinizi tanıtmış, hem de beklentilerinizi  paylaşmış olacaksınız.

Her ne kadar ofisinizde sizin için çalışacak kanlı canlı bir asistan daha iyi olsa da ya da uzun çalışma saatleriyle herşeyi kendi kendinize yapmaya çalışmak,  bir sanal asistan sizin için maliyetleri düşürecektir. Ancak şunu unutmayın, ne öderseniz onun karşılığını alırsınız. Size diğerlerine oranla daha düşük teklif verenler, belki de sizin yazdığınız iş tanımını anlamadı bile. Aynı zamanda yüksek fiyatta her zaman kalite garantisi değildir ancak  düşük teklif genelde bir hayal kırıklığı ve uzun dönemde de daha yüksek maliyet olarak sonuçlanacaktır.

delege-400x300Ekibe yeni katılan birisinin takıma alışmasının zaman alacağını unutmayın. Her yeni çalışanın şirket içinde öncelikli olarak oryantasyon gibi eğitimler aldığını ve bunun sanal asistanınız içinde geçerlidir ve bu konuda ona destek olun.

Gerçek hayatta muhasebecinizin hem toplantılarınızı organize etmesini, hem kurumsal web sayfanızı yönetmesini, hem de müşteri ilişkilerini yürütmesini beklemezsiniz değil mi? O zaman sanal asistanınızdan da bunu beklemeyin 🙂 Her profesyonel çalışan gibi sanal asistanların da genelde uzmanlaştıkları alanlar vardır, kendi iş tanımınıza en uygun uzmanlaşmış olanla çalışarak her ikinizde mutlu olabilirsiniz.

Sanal asistanla çalışmanın bir diğer önemli sebebi de zaman yönetimi ve tasarrufudur. Ancak ilk kez sanal asistanla çalışanlar, benim için çalıştığından nasıl emin olabilirim düşüncesiyle aşırı detaycı ve müdahaleci davranarak bu faydayı sağlayamamaktadır. Bunun üstesinden gelmenin en iyi yolu, günlük raporlamalar olacaktır. Böylece sürekli kontrol etmek zorunda kalmazsınız.

Türkiye’de Sanal Asistanlık

Image

Türkiye’de özellikle İstanbul’da son yıllarda kiralama ofis hizmetleri oldukça yaygınlaştı. Bir çok lokal ve orta ölçekli şirket İstanbul’da ofisleri olması ve müşteri portföylerini genişletebilmek adına şirketlerden hizmet alıyorlar.  Yıllık olarak ödedikleri bir bedel karşılığında ofis, toplantı odası, posta ve sekreterya hizmetleri alıyorlar.

Türkiye’de sanal asistanlık çok yeni ve niş olmasına rağmen, ofis kiralama hizmeti gibi zamanla tanınacağını ve kullanılacağını düşünüyorum. Henuz herkes kanlı & canlı ofiste bir asistan talep ediyor 🙂

İnternet üzerinden iş yapanlar, farklı şehirlerde iş yapanlar,  farklı ülkeler üzerinden iş yapanlar zamanla bu kavramla tanışacak ve alışacaktır. Çok olmasa da linkedin üzerinden ulaştığım bu profilde çalışanlar mevcut ve yaygınlaşması en büyük temennim 🙂

Image

Sanal Asistan Size Nasıl Yardımcı Olur?

Tek Başına İş Yönetmek Zor Olabilir
Düzenli Olmak Fayda Sağlar

va-9
Düzenli ve organize olmak size zaman, para ve akıl sağlığı sağlar.
İş maillerinizi cevaplamak saatleriniz alıyor, ofisiniz evraktan geçilmiyor, bir basın bülteninin teslim tarihini atladınız ya da müşteri hizmetleri/satış sonrası hizmetleriniz sıkıntıda olabilir. Tüm bunlar için sanal asistan size yardımcı olabilir.

Benim neden sanal bir asistana ihtiyacım olsunki sorusunun cevabını aşağıda bulabilirsiniz.

E-mail Yönetimi : Sanal asistan sizin e-maillerini farklı yöntemlerle yönetebilir. Direkt kendi e-mailine yönlendirebilir, sizin web siteniz üzerinden ulaşabilir ya da siz uygun gördüklerinizi kendisine gönderebilirsiniz. Nasıl bir yöntem izleyeceğiniz tamamen size kalmış, bu size saatler kazandırabilir ve böylece hem önemli maillerinizi kaçırmamışhem de cevapsız bırakmamış olursunuz.

Siz Uzaktayken Posta Yönetimi : Uzun sureli seyahetlerinizde, mektup ve faturalarınız posta kutunuza gelmeye devam edecektir. Bunları sanal asistanın vereceği adrese göndertebilir ve bu sure içinde gereksiz olanların ayıklanıp, sizin için önemli olanları, faturaları scan edip, email ile gönderip size postalarınız hakkında güncel bilgi verebilir. Böylece ödemeler ve faturalar atlanmaz ya da gecikmez.

Parola/ Şifre Yönetimi : Her web sitesinin bir kullanıcı adı ve şifre gerektirdiği günümüzde tüm bu bilgileri kaybetmek ya da unutmak mümkün. Bu bilgileri asistanınıza yollarsanız, sizin için tüm bu bilgileri güncel ve kolay ulaşılabilir şekilde sizin için düzenleyebilir.

indir

Müşteri Kayıtları: Müşterileriniz hakkında tüm bilgilerin olacağı bir dosya hazırlayabilir. Sizin gönderdiğiniz bilgiler doğrultusunda en guncel halde tutup, gerektiğinde her türlü bilgiye ulaşmanızı sağlayabilir.

Müşteri D.günleri: Günümüzde müşteri odaklıolmak oldukça önem kazandı. Müşteri/danışanınızla irtibatta olmak için en iyi yollardan biri doğumgünü için ufak bir kart göndermek, yılbaşı kutlaması göndermek ya da bir teşekkür notu göndermektir. Müşteriniz bu ince düşünceyi mutlaka beğenecektir ve bunu taktir edecektir. Sanal asistan listeyi sizin için oluşturabilir ve bu tarihlerde kart göndermeyi unutmamamnızı sağlar.

Tatil Zamanları:  Eğer  bir blog ya da online bir iş yürütüyorsanız, işiniz icabı basın bültenleri, blogunuz için temalı yazılar yazıyorsanız, önemli günler ve tatil dönemlerinde temalı yazılar yazmanız işiniz için oldukça önemlidir. Hepimiz Yılbaşı, Anneler günü ya da Sevgililer gününü biliyoruz ama daha az önemli ya da az bilinen günler hakkında yazılar yazmak isizin için bir artı olabilir. Sanal asistan bu konularda size önceden bilgi ve gerekli linkleri sağlayabilir, gerekli hazırlıkları yapabilmeniz için öncesinde bilgilendirebilir ve sizin için bir listesini tutabilir.

Randevu Almak/ Hatırlatmak: Çok basit görünmesine rağmen, bazı günler sizin için çok yoğun ve hızlı geçebilir. Sanal asistan sizin adınıza telefonlarınızı cevaplayabilir, sizin adınıza aramalar yapabilir, takviminizi düzenleyip, yönetebilir. Daha da iyisi takviminizdeki toplantı/ görüşme ve deadlineları size e-mail ya da telefon yoluyla hatırlatabilir.

Evrak Taraması ve CD’ye kopyalanması: Eğer ofisinizde çok fazla evrak varsa ve düzen yoksa bunları daha rahat yönetmek, kontrol edebilmek ve aynı zamanda çevreci olabilmek için sanal asistanınız size yardımcı olabilir. Evrakları tarar, CD’ye aktararak depolar ve bunu size ulaştırır.

Müşteri Portföyünüze Ödeme Hatırlatması: Sanal asistan sizin adınıza müşterilerinize ulaşıp, ödemeleriyle ilgili arkadaşça bir hatırlatma yapabilir.

Renkli Dosyalama Sistemleri: Sanal asistan yanınızda olmamasına ragmen, sizin için bir dosyalama sistemi kurabilir. Evraklarınızı gönderirsiniz, ihtiyaçlarınızı anlatırsınız ve size özel bir renk kombinasyonuyla herşeyi daha kolay bulmanızı sağlayan ve evrak kaybına son veren size özel bir dosyalama sistemine sahip olursunuz.

Sanal bir asistanın size yardımcı olabileceği konularda limit sizsiniz, ihtiyacınızı belirleyip, ona gore bir hizmet talebinde bulunabilirsiniz. Böylelikle işinize, müşterilerinize ve özel hayatınıza veya işinizi için önemli olduğunu düşündüğünüz bir çok başka konuya daha çok zaman ayırabilirisiniz.

Neden Sanal Asistan?

Daha öncede bahsettiğim gibi, Türkiye’de sanal asistanlık bilinmiyor ve tercih edilmiyor. Alternatif olarak bazı şirketler tarafından kiralık/ sanal ofis ve  kiralık toplantı odası hizmeti veriliyor ve yine bu şemsiyenin altında telefonlarınızın cevaplanması, fakslarınızın yönlendirilmesi gibi basit sekreterlik hizmetleri  aylık bir ücret karşılığında sunuluyor.

Görsel

Ancak bir sanal asistanın size sunacağı hizmetler çok daha kaliteli ve etkili olacaktır. Çünkü sanal ofiste oradaki personel için bir başka müşteriden başkası değilken, kendi sanal asistanınız için en önemli müşteri siz olacaksınız ve size ve işinize özel bir hizmet alacaksınız.