Dijital Topuklar 2017

 

1 Kasim 2017’de gerceklesen Dijital Topuklar’da dijital dünyanin aktif kullanicilari olan kadinlar Turkiye’nin ilk ve tek kadin zirvesinde ikinci kez biraraya geldi.

Gecen sene kaçirdigim icin çok üzüldüğüm bu zirveye katilmak gercekten cok keyifliydi. Senelerdir takip ettigim Blogcuanne’nin bu kadar guzel bir konuda liderlik etmesini takdir ediyorum ve ne guzel bizlerde bir araya gelebiliyoruz.

Marka yöneticileri, sosyal medyanin bir çok influencer’i, kitap yazarlari, gazeteciler gibi konusunda bilinen ve taninan kisiler Dijital Topuklar’daydi.

Gün boyunca birbirinden farkli konularda düzenlenen 5 adet panel icerik ve konusmacilar olarak faydaliydi.

Gün boyunca aldığım notladan derlediklerimiz kısaca paylaşmak isterim.

İçerik Kraliçedir

Dertlenilen konular yani hepimizin bir sekilde kendine dert ettigi konular en fazla like alanlar oluyor. Burada herkes “yalniz degilsin” mesajinin pesinde.

Tartismaya yol acan konularda like alanlar arasinda.

İçeriği okuyucu yönlendirir.

Okuyucu yorumları önemli ancak içerik yaratan kendi bilgisini ve görüşünü paylasmali.

Icerik kralicedir ancak buna mutlaka kendi bakiş açını katmalısın.

Damla Celiktaban bu konuyu “İçerik, kendi bakis acini katmazsan sossuz bir salata gibidir” diyerek cok guzel bir cümle ile ozetledi;

İnternete katki sağlamak önemli, yani aldigin kadar vermelisin. Oraya koyduğun içeriğin iyi ve faydalı oldugundan emin olmalisin.

Herkes hakettigi sosyal medyayi yasiyor

Takip ettigin icerigi sen seciyorsun. Sosyal medya akisini kendin duzenledigin icin bu konuda serzeniste bulunmak anlamsiz, sorumlulugu alip, kendini besleyecek sekilde duzenleyebilirsin.

Paylaşılası İçerik Nedir?

Hikaye anlaticiligi ve güzel görseller ile sosyolojik mesajlar iceren paylasimlar yapmaktir. Burada Hande Biray’ın, nam-ı diğer hihieved’in güzel paylasimlari ve hepimize aslında nasıl dokunduğu ve amacının ne kadar derin olduğunu anlattı.

Farklilik veya yaşadığımız aynı olaylarla hem birbirimize güç veriyor, hemde güç alıyoruz.

İyi icerik; besler, yalnizliktan kurtarir, ilham verir, yukari ceker, medenilestirir, ozgundur ve farklilastirir.

Paylaştıklarından Sorumlusun

Dijital içerik üretirken, ilkeli olmak önemli. Yaş filtresi mutlaka olmali. Ürettiğin içeriğin sorumluluğunu alıp, ona göre içerik oluşturmalı ve paylaşmalısın. Reklam ya da ürün paylaşımlarında şeffaf olup, bunu açıklamalısın.

Burada benim ilgimi en çok Stressiand effect  çekmişti.  Bu ne demek derseniz, link’e tık tık.

Aynı zamanda sizi rahatsız eden ya da yorum/ takipçi vs ile uğraşmayın –  Don’t feed the troll

Fenomen ve influencer kavramlari nasil olmalI ya da olmamalı üzerinden çok güzel tartşılırken, marka ve kurumlarında bu konuyu iyi takip etmesi gerekliliği paylasıldı.

Her akıllı telefon sahibinin yayinci olduğu bu yeni dünyada etik/ ilke/ kural kavramlarinin yavas yavas olusacaktir.

Büyük güç, büyük sorumluluk getirir.

Yazan Kızlar Kardeştir

İclal Aydın çok güzel bir konuşma yaptı, kendi hayatından kesitleri paylaştığı ve tecrübesini aktardığı konuşmasında dijital dünyada gerçek insanlarla tanıstığını, yazan kızlar kardeştir diyerek dijital kızkardeşler olarak, farklılıklarımız üzerinden farklılığa saygı duyarak kendi farklılığımızı yaşayabileceğimizi anlatti.

Girisimci Dijital Kadinlarin Yol Haritasi

Funda Güleç, küçük işletmeler için sosyal medya kullanım yöntemleri paylaştı. Sosyal medyayı marka/girişimi  geliştirmek için mutlaka kullanmalısınız.
Öncelikle hedef kitleniz kim? bunu belirlemeli ve ona göre bir plan oluşturmalısınız.
1. 24 altı : Instagram
2. 25-34: Instagram + SnapChat
3. 34-44: Facebook
4. 44 üstü: Facebook

Sosyal medya hesabını organik bir şekilde büyütmek için neler gerekli?

Günde en az 3 post paylaşılmalı ve konular aşağıdaki gibi yönlendirilmeli;

1. post: Motive edici

2. post: İşle ilgili duyguları içeren

3. post: Satış odaklı

4. post: Kapsayıcı/genel 

 KAGİDER Başkanı Sanem Oktar müthiş öneriler paylaştı:

– Girişim bir ihtiyaca cevap vermelidir.

– Hedef kitle çok net belirlenmiş olmalı.

– Sosyal medya bir araçtır ve iyi kullanılmalıdır.

– Küçük işletmeler büyük işletmeleri rol model almalıdır.

 4 şeye ihtiyacınız olacak:
1. Yol haritası- CANVAS iş modeli -start uplar için iş modeli oluşturmada kullanılabilir.
2. Finansman
3. Mentorluk- Bir çok paltformda bu tür uygulamalardan faydalanmak mümkün.
4. Avukat/Muhasebeci gibi konularda mutlaka uzmanlardan destek almak.

 

Kendi adıma çok güzel bilgiler ile ayrıldığım bu günü sizlerle de paylaşmak istedim. Bilgi paylaştıkça çoğalır ve biz kadınların bu tür platformlarda paylaşmaya ve üretmeye gerçekten çok ihtiyacı var.

Sevgilerimle,

 

Kendi Dijital Asistanlık İşimi Kuruyorum- 5 İlk Potansiyel Müşteri Görüşmeniz

Bu yazıda dijital asistan olarak, potansiyel müşteriniz ile nasıl bir görüşme yapmanız gerektiği üzerinde duruyor olacağım. Potansiyel müşterinizin sizinle çalışması için hangi özelliklerinizden bahsetmeli, hangi hizmetlerinizi vurgulamanız gerektiğini konuşuyor olacağız.

Şimdi bir müşterinin sizinle hizmetleriniz hakkında görüşmek için iletişime geçtiğini varsayalım!

Peki, şimdi ne yapmalısın???

Öncelikle, nefes almayı hep hatırlayın! Bunun  sizin için çok önemli bir an olduğunu biliyorum, soğukanlılığınızı koruyarak,  yapacağınız görüşmeyi siz yönlendirmeye çalışın.

Görüşme öncesi yapılması gereken en önemli şey potansiyel müşteriniz hakkında mümkün olduğunca çok bilgi toplamak olmalıdır.  Websitelerini çok iyi araştırmalı,  verdikleri hizmetleri, müşterilerini ve pazarlama stratejileri gibi bir çok detayı mümkün olduğunca araştırmalı ve bilmelisiniz.

Bu konuda gerekli özeni göstermeniz önemli ve kritiktir.

Bu müşteri ya da iş ile ilgili neleri daha iyi yapılabileceğinizi düşünüyorsanız mutlaka yazın. Mesela en güncel postlarının 6 ay kadar önce olduğunu  ya da sitelerindeki bir linkin çalışmadığını fark etmiş olabilirsiniz. Tüm bunları bir kenara not etmeli ve mutlaka görüşmede paylaşmalısınız.

Sitelerinde düzenli bülten almak için bir kayıt formları varsa, mutlaka doldur ve ilet. Tüm bu süreçte yaşadıklarını dikkatle incele.  Bu tür kayıtlarda genellikle bir kayıt hediyesi sunulur, e-postana bahsettikleri hediye geldi mi? Geldiyse, güzel yazılmış mı ?  Profesyonel bir ileti miydi?

Sitenin genelinde kelime ya da bilgi olarak düzeltmeler yapılması gerekli mi ? Sanırım neden bahsettiğimi az çok anladınız…

Peki şimdi bu kadar bilgi ile ne yapmalısınız? Tabiki incelemeli ve analiz etmelisiniz.

Karşılaştığınız problemler nasıl çözülebilir? Sorunu anlatan /tanımlayan ve çözüm önerinizin olduğu bir teklif hazırlayabilirsiniz.

Görüşme sırasında tüm dikkatinizi görüşmeye verin, sessiz ve sakin bir yerde olun. Kendinizden bahsedin ve sonrasında müşterinize kendisini tanıtması için fırsat verin. Devamında görüşmeyi aşağıdaki gibi yönlendirmeye çalışın:

Benimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederim. İşiniz ile ilgili daha detaylı bilgi almak ve size nasıl yardımcı olacağımı bilmek isterim.

Bu noktadan sonra beklemeli ve  potansiyel müşterinize konuşması için fırsat vermelisiniz. Aynı zamanda tüm söylediklerini çok dikkatli dinlemelisiniz. Mesela müşteriye ulaşmak ile ilgili bir sıkıntısından bahsediyorsa, bu konuda sorular sorarak daha fazla bilgi almaya ve sorunun kökenine inmeye çalışın. 

Size hem iş, hem özel hayatınızda yardımcı olacak psikolojik bir ipucu paylaşmak isterim. Birisine konuşması için alan tanır ve siz dinleyip onların kendilerinden bahsetmelerine izin verirseniz, kendilerini size daha yakın hissederler.

Yaşadıkları sorun hakkında süreçlerini anlatmalarını isteyin ve  böylelikle şu an sorunun köküne inerek, nasıl bir çözüme ihtiyaçları olduğunu bulabilir ve bir öneri sunarak onları tavlayabilirsiniz 🙂

Yapmış olduğunuz ön hazırlık çalışmalarını paylaşabilir ve online kimliklerini araştırma ve inceleme konusunda yapmış olduğunuz ön hazırlık çalışmasını paylaşarak, nazik ve profesyonel bir biçimde bu konudaki bulgularınızı ve en önemlisi bunları nasıl düzeltebileceklerini önerebilirsiniz.

Mutlaka planınızı paylaşın ve gösterin.

Belki bildiğiniz bir şey paylaşmış olacağım ama patronlar genelde dijital bir asistan ile çalışmaktan korkar. Dürüst olmak gerekirse, bu tür şeyler onları korkutur.

Şöyle düşünün, bir iş kurdunuz ve bir gün geldi artık herşeye yetişemediğiniz için size yardımcı olacak birisi ile çalışmaya başlamanız lazım.  Biraz empati kurarsak; tüm şifrelerinizi, gizli iş bilgilerinizi size yardımcı olmasını umduğunuz tamamiyle yabancı bir kişiye teslim ettiğinizi.

Bu aslında annelerin çocuklarını ilk anaokuluna başlattığı güne benzer. O güne kadar sadece sizin olan çocuk artık anaokuluna başlamıştır.  🙂

Evet, nasıl hissettiklerini anladıktan sonra, lütfen onlara biraz izin verin.

Siz nasıl potansiyel müşterinizin müşteriniz olmaması ihtimalinden korkuyorsanız, onlarda aynı şekilde korkuyorlar. Peki bu durumda onlara bu kararı almaları konusunda nasıl yardımcı olabilirsiniz ?

Onlara bir başlangıç planı önerin. Öncelikli olarak küçük bir proje ya da görev ile başlayabileceğinizi ve böylece  her ikiniz içinde bunun birlikte çalışmanız ile ilgili bir fikir oluşturacağını ve iyi bir ekip olup olmayacağınızı görebileceğinizi söyleyebilirsiniz.  Bu süreç sonunda duruma göre başka bir projeye geçebilirsiniz.  Bu konuda önerim mutlaka çalışmaya başlamadan önce ücretinizi peşin alın ve 5 saat gibi bir paket deneme için yeterli olacaktır. Bu başlangıç için çok fazla bir ücret olmayabilir ve yinede sizin kendinizi müşteriye göstermeniz için yeterli olacaktır ve aynı zamanda müşteri içinde büyük bir yatırım olmayacaktır. Her iki taraf içinde kazan-kazan bir öneridir.

Güven kazanmak, bu denklemin gizli ve en önemli kısmıdır. Eğer potansiyel müşterinizi size inanması için ikna ederseniz, siz işinizi iyi bir şekilde yaptığınız sürece sizinle daha uzun süreler  için çalışmaları için başarılı olacaksınızdır.

Sevgilerimle,

 

Kendi Dijital Asistanlık İşimi Kuruyorum – 4 Potansiyel Müşteriler ile Nasıl İletişime Geçmeli?

Bu yazıda, sanal asistanlık işini kurarken en önemli konulardan biri olan, potansiyel müşteriler ile nasıl iletişime geçmemiz gerektiğine bakmak istiyorum.

Bu yazıyı okumaya başlamadan önce bir konuda net olmak istiyorum. Önceki bölümleri okumadan ve gerekli çalışmaları yapmadan, işinizi büyütecek ve ödeme yapacak müşterileri bulmayı beklememelisiniz. O yüzden eğer önceki bölümleri tamamlamadıysanız, lütfen geriye dönün ve diğer bölümleri tamamlayarak devam edin.

Bunu da söyledikten sonra, ilk müşterileri bulmak için kanıtlanmış bazı stratejiler üzerinde duralım.

Burada yine balık avlamak üzerinden örneklendirme yapacağım. Balık avlamaya gittiğinizi düşünün. Öncelikle oltanızı atar ve bir süre beklersiniz. Bir çok sanal asistanın  ya da freelance çalışanın yaptığı budur aslında. Potansiyel müşteriler ile dolu bir gölün içindedirler ve bir balığın yemi yutmasını umarlar.

Buradaki en önemli nokta eğer hedef kitleni tanımıyor ve onun nerede zaman geçirdiğinin farkında değilsen, büyük olasılıkla gününü belki bir müşteri ya da müşteri yaratmayacak bir gölde de avlanarak geçiriyor olabilirsin. Yani zamanını ve emeğini boşa harcıyorsun.

Başarıyı nasıl garantileyebilirsin?

Balığın olduğu yere gidebilirsin.

Balıkların kim olduğunu ve nerede olduklarını biliyorsan, oraya gidersin, bu yüzden hedef pazarı bilmek ve tanımak bu kadar önemli. Hedef kitleni bilmek ve tanımak sana bir yön verecektir. Nerede olman gerektiğini bilirsin.

Bunu örneklendirecek olursak, ona  Ayşe diyelim  🙂 Çocuk sahibi olduktan sonra, kariyerini değiştirmek istedi. Çünkü eskisi kadar esnek saatlerde çalışamıyordu.  Sanal asistan olmaya karar verdi 🙂 Öncelikli olarak bir blog açtı ve orada yazılar yazmaya ve verdiği hizmetlerden bahsetmeye başladı. Kesinlikle hedef kitlesi ile ilgili bir fikri yoktu 🙂

Bir süre sonra okudukça ve tecrübe edindikçe bilişim teknolojileri ve yurtdışında yaşayanların bu şekilde çalışmaya yatkın olduklarını fark etti ve kaynaklarını potansiyel müşterilerinin bulunduğu mecralara yönlendirdi. Ayşe bir kısım müşteri ile çalışmaya başlamıştı ancak bu çok bilinçli bir seçim değildi ve bunu hedeflememişti. Hedeflerini netleştirip, yeniden düzenleyince, bir süre sonra istediği kadar müşteri ile çalışıyordu.

Bu durumda, Ayşe neler yaparak yeni müşteriler edindi?

  • Bilişim Teknolojileri konusunda networking
  • Bilişim teknolojileri eğitimleri
  • Bilişim teknoloji konusundaki kişilerin takıldığı online forum ve sosyal medya grupları
  • Google/ Linkedin’de bilişim teknolojileri konusunda araştırma yapmak – Potansiyel müşteriler için bir liste yapıp, sonra e-mail ya da sosyal medya üzerinden ulaştı.
  • Bilişim teknolojileri konulu bloglar bulup, yorum bırakmak ya da yorum bırakanları araştırmak. Bu kişileri de potansiyle müşteri listenize ekleyerek, Linkedin ya da Twitter üzerinden bu kişileri takip etmek.

Bu örneği kullanıyorum çünkü hepsi benim için çok yakın zamandaki tecrübelerimden 🙂 Sırrımı açıkladım sanırım 🙂 Network yaratmak için kullandığım taktikler farklı sektörler içinde aynı şekilde kullanılabilir.

Eğer hedef kitleniz geniş ve sizin hizmetiniz nişse – Mailchimp konusunda uzmanlık gibi- Bu durumda işiniz biraz daha zorlu olabilir çünkü iletişime geçmeniz gereken daha büyük bir kitle vardır. Network geliştirmek için en iyi seçenekleriniz, çeşitli ve farklı konularda iş sahibi kişiler ile tanışabileceğiniz eğitim  konferansları ya da BNI toplantıları olacaktır.

Linkedin, Yenidenbiz, Hikayesi Girişim, BNI gibi oluşumlar network oluşturmak, kendini tanıtmak ve potansiyel müşteriler ile buluşmak için iyi fırsatlar olacaktır.

Her iki şekilde de, (sanal asistanlık işinizin bir sektöre yönelik olması ya da verdiğiniz niş bir hizmetin olması) bu konuda blog yazıları yazmak faydalı olacaktır.

Linkedin bünyesinde bir mobil blogging platformu olan Pulse ve büyük/küçük farklı başarılı girişimciler tarafından kullanılan bir blog platformu olan Medium bu anlamda faydalı araçlardır.

Sanal asistanlar için en iyi pazarlama mecralarından biri bana sorarsanız Linkedin. Linkedin‘de  içerik yaratmak, okuyucularınızı hizmetleriniz konusunda eğitmek ve görünür olmak önemli.

Linkedin‘i potansiyel müşterileri bulmak (lead generation)  için en iyi araçlardan birisi aslında.  İlgi çeken ve iyi düzenlenmiş bir Linkedin profili yaratarak,  önerdiğiniz hizmetleri ve bu hizmetleri kime verdiğinizi vurgulayarak Pulse ‘da belirli aralıklarda yazı yazarak talep ve müşteri yaratabilirsiniz.

Hedef kitlenizin olduğu gruplarda yer almak, grup içinde sorulara cevap vermek ya da hizmetleriniz hakkında post yazmak sizin Linkedin‘deki görünürlüğünüzü ve fark edilmenizi artıracaktır. Ben çok yoğun olarak Linkedin‘i kullandım çünkü çok fazla yüz yüze networking yapma fırsatım yoktu. Bu yüzden interneti bir kaldıraç gibi kullandım ve  çok faydasını gördüm.

Henüz aktif bir Linkedinkullanıcı değilseniz ya da blog yazmıyorsanız, korkmayın. Önemli olan network geliştirmek, iletişimde olmak ve hedef kitleniz ile bağlantı kurmak. Bunu yüzyüzede yapabilirsiniz ve bu da önemli bir adımdır ve yeterlidir.

Ben bugünlerde Facebook’u da aktif olarak müşteri bulmak ve network yaratmak için kullanıyorum.

Nedeni basit; insanların problemleri var ve bunları sosyal medyadaki networking gruplarında paylaşıyorlar.

Müşteri bulmak için bir başka alternatif ise, ne iş yaptığınızı çevrenize anlatmaktır,  bu aslında en basit olan ve bir o kadar da gözden kaçan bir yoldur.  Çevreniz sizin hizmetlerinize ihtiyaç duyabilecek herkes ile sizi iletişime geçirebilirler.  Telefon numaraları, e-posta adresleri gibi tüm detayları not alın ve bu insanlara mutlaka ulaşın.  İşiniz ile ilgili bilgi verin.

Yaşadığınız yerdeki küçük işletmeler ile iletişime geçin. Sizi ismen tanımaları önemli olabilir. Bu işi yapmanın akılcı yolu, hedef kitlenizin gittiği lokal bir işletmenin sahibi ile iletişim kurmaktur. Ayrıca hizmetleriniz ile ilgili broşür bırakabilir ya da ilan panolarına asabilirsiniz.

Peki ya küçük bir il/ilçede yaşıyorsanız ve BNI vb gibi networking alternatifleri yoksa?

Bu durumda interneti devreye sokun!

Müşteriler ile birebir iletişim kuramıyor olmanız, müşteriniz olmayacağı anlamına gelmiyor.

Tamam, daha görünür olmam gerektiğini, blog yazıları yazmayı ve sosyal medya gruplarında faydalı yorumlar yapmam gerektiğini anlıyorum ama ne yazmam gerektiğini nasıl bileceğim diye düşünüyor olabilirsiniz.

İşte burada araştırma devreye giriyor. Şimdi daha önce yapmış olduğunuz araştırmalara dönüp bakın! Potansiyel müşterileriniz en çok hangi konularda zorlanıyor? Bu konularda yazmaya başlayabilirsiniz.

Bazı müşterileriniz gelen e-postalarını düzenli tutamıyor olabilir. Başka bir kısmı zaman yönetiminide sıkıntı yaşıyor olabilir. Tüm bu konularda size özel çözümlerinizden oluşan yazılar hazırlayabilirsiniz.

Belki siz Dropbox kullanmayı çok seviyorsunuz ve dosyalarınızı ve bilgiyi burada saklamak için yaratıcı uygulamalarınız/çözümleriniz var. İşte bunlardan bahsedebilirsiniz.

Takvim yönetimi konusunda ipuçları verebilirsiniz. Bir günü nasıl planlamak grektiği hakkında yazabilirsiniz.

Bir başka öneride, müşterilerinizin sorunlarına çözüm olacak yeni bir program/uygulama var ya da mevcut program ile ilgili sizin hızlı ve basit çözüm sağlayacak önerileriniz var. Bu da ayrı bir yazı konusu olabilir.

Bir sonraki yazıda, potansiyel müşterileriniz ile nasıl görüşmeler yapacağınız, neler anlatabileceğiniz hakkında olacak.

Sevgiler,

Kendi Dijital Asistanlık İşimi Kuruyorum – 3 Ön Hazırlık ve İş Planı

Kendi sanal asistanlık işimi kuruyorum serisinin 3. yazısına hoşgeldiniz 🙂

Bu yazıda ön hazırlık yapmanın önemi ve gerekliliği üzerinde duracağım. Öncelikli olarak önhazırlığın ne olduğu ve neden işe başlangıç aşamasında önemli oldugunu tanımlayalım. En basit haliyle ön hazırlık, karlı bir işiniz olması için en başta gerekli araştırma ve planlamayı yapmaktır. Böylelikle sanal asistanlık işiniz ile ilgili beklentilerinizi yönetmeniz daha kolay olacaktır.

Detaylı planlanmış bir iş planına ihtiyacınız var çünkü ancak bu şekilde enerjinizi ve finansal kaynaklarınızı nereye kullanmanız gerektiğini bilebilirsiniz. Üzerinde çalışılarak hazırlanmış bir iş planı sizi rakiplerinizin ötesine taşıyacaktır.

Genel olarak sanal asistan olmak isteyenlerin yaptıkları aşağıdaki sırayla devam eder;

Sanal asistan olmaya karar verir.
Web sitesini kurar.
Uzun bir sunulacak hizmetlerim listesi hazırlar.
Sosyal medya profillerini kurar.

Nasıl mı biliyorum, kendi tecrübemden 🙂

Eğer sizde böyle yaptıysanız ya da planladıysanız, lütfen başa dönün ve listenin sonundan başlayın. Bu şekilde başlamak, size zaman ve paraya malolacaktır.
Sanal asistanlık işinize doğru şekilde başlamanın yolu önce temel hizmetleri planlamak sonra hedef kitle araştırması ve bir sonraki adım da bu yazıda bahsedeceğim ön hazırlık olmalıdır.

Özetleyecek olursam;
1-Temel hizmetlerim listenizi oluşturmak
2-Hedef kitleniz ile görüşmeler yaparak araştırmak

Bir sonraki adım işe bir iş planı hazırlamaktır. Telaşa gerek yok,geleneksel  bir iş planı değil 🙂  Şu ana kadar toparladığın ve üzerinde çalıştığın bir çok bilgiyi düzenleyecek bir iş planından bahsediyorum.

Hiç tereddüt etmeden söyleyebilirim ki hedef kitle araştırmanız en az 1-2 hafta sürmeli. Eğer bu süreden daha az sürüyorsa, işinizi kurma konusundaki en önemli adımlardan biri olan bu kısıma yeterli kadar zaman ayırmadığınızdan emin olun. Sadece 2-3 kişi ile konuşmak size yeterli bilgiyi sağlamaz.

Analiz kısmını tamamlanması için, internet araştırmaları ve birebir yaptığınız görüşmelere kadar bir çok bilgiye ihtiyacınız var. Hedef kitle ile ilgili yaptığınız araştırmadan gelecek bilgi oldukça güçlü olacaktır bu durumda.

Bu ön hazırlık layığı ile yapıldığında, hedef kitlenizin a,b,c gibi konularda zorlandığını ve daha başka birçok bilgiye sahip olacaksınız. Kolaylıkla hedef kitlenizin bu sorunlarına çözüm olan temel bir hizmet listesi yaratabilir ve sonrasında da bunları uygunsa bir pakete bile dönüştürebilirsiniz.

Tüm bu zor olan ön hazırlık kısmını tamamladıktan sonra, bunları iş planı ile birleştirmeye artık hazırsınız!

İş Planı

Şimdi sizden yazmanızı istediklerime gelelim;
1- Temel hizmetleriniz
2- Hedef kitleniz
3- Hedef kitleniz online ya da gerçek dünyada nerelerde zaman geçiriyor?
4- Hedef kitle ile buluşmak için nasıl pazarlama stratejileriniz olabilir? Burada net olmanız önemli. Size şimdidien en iyi/başarılı buluşma yerlerinin Facebook/Linkedin gibi sosyal medya mecraları olduğunu baştan söyleyebilirim.
5- Hizmetleriniz için ne kadar ücret almayı planlıyorsunuz?
6- Hizmetlerinizi aylık paket olarak mı yoksa saat başı olarak mı ücretlendireceksiniz?
7- İş akışlarınız ne?
8- Hangi işleri yapacak ve hangi işleri yapmayacaksınız ve maliyetleri? (bir işveren sizden onunla birlikte belirli bir yerde çalışmanız isterse, seyahet etmenizi isterse, çok kısa sürede bir projesi ile ilgili sizden geri dönüş beklerse gibi)
9- Çalışma saatleriniz ( izin zamanları, mesai saatleriniz, resmi tatiller gibi)
10- Tamamladığınız işinizi nasıl faturalandıracaksınız?
11- Çalışma saatlerinizi nasıl raporluyorsunuz?
12- Ücret iade politikanız
13- İlerleyen zamanlarda ekibinize katılabilecek diğer sanal asistanlar ile çalışma politikanız ve bunların müşterilerinize anlatılması
14- Taşeron kullanımı ve müşteriler ile bu bilginin paylaşılması (işin bir kısmını başka bir sanal asistana delege ettiğiniz zaman bu süreç nasıl işliyor?

İş Akışları
Bu ve bunun gibi bir çok konudaki iş akışlarınızı yazın ve planlayın. Tüm bunları en baştan düşünmek ve kuralları belirlemek önemli  ve belirleyici olacaktır. Müşteriler ile çalışmaya başladıktan sonra karar vermek daha zor, maliyetli ve amatörce gözükür. Ayrıca tüm bunlara hazırlıklı olmak, yaptığınız işe verdiğiniz önem ve ciddiyeti gösterecektir.

İş planınız ile ilgili aklınıza gelen herşeyi mutlaka yazın ve bu şekilde müşteriler ile çalışmaya başladıktan sonra, süreçte dikkatiniz dağılsa bile, her zaman sizi yolunuza sokacak, zaman ve emek harcayarak oluşturduğunuz bir iş planınız olduğunu bilir ve hatırlarsınız.

Bunun için şu kadar mı ücret istemeliyim ? Bu aylık bir hizmet mi olmalı? Bu işi delege ettiğimi nasıl açıklamalıyım? gibi konularda daha önceden hazırladığınız iş planı ya da standart iş akışları sayesinde hızla ilerler, vakit kaybetmezsiniz.

İçgüdülerinize ve yaptığınız sıkı çalışma/araştırmalara herzaman güvenin! Bu iş planını öylesine hazırlamadınız, tüm bu bilgi için uzun bir araştırma süreci geçti, zaman ve emek verdiniz, bu yüzden oluşturduğunuz sisteme ve kendinize güvenin.

Daha da önemlisi, işleri olduğundan daha zor bir hale getirmeyin. Böyle olduğunda, hata yapma eğiliminde oluruz. Bu iş planı ve ön hazırlığıda sadece kendiniz için hazırladınız. Bu sadece sizin için ve siz istemedikten sonra bunu kimse ile paylaşmak zorunda değilsiniz. Bu müşterileriniz için hazırladığınız bir görev değil, bu size özel ve kendiniz için hazırlanmış bir çalışma. Ayrıca bu çalışmanın içeriği siz süreçte ilerledikçe mutlaka değişecek ve güncellenecektir ve bu da normal.

Buna bir örnek verecek olursam, ön çalışmayı Ocak ayında hazırladınız ve Ağustos ayı gibi işleriniz büyüdü ve bazı değişiklikler yaptınız. Mevcut iş planınızı mutlaka bu yönde güncellemelisiniz. İlerlemeye devam ettikçe bu süreçte birşeylerin değişmesi ve buna göre ayarlanması çok olağandır.

Tüm bu bilgileri toparladığında, işinizin arka planını tasarlamış olacaksınız. Bu ne demek? Bir müşteri ile çalışmaya başlamadan önce fiyat tekliflerinden, iş sözleşmelerine ve iş akışınıza kadar bir çok alanı belirlemiş olacaksınız.
Tüm bu arka planı oluşturmak iş süreciniz için kritiktir.
Sizlere şimdiden iyi çalışmalar dilerim.
Bir sonraki yazımda topladığınız tüm bu bilgileri nasıl kullanabileceğinizi konuşuyor olacağız.
Hazır mısınız?

Sevgiler,

Kendi Dijital Asistanlık İşimi Kuruyorum -2 Hedef Kitleyi Tanımlamak

Kendi sanal asistanlık işimi kuruyorum yazı dizisinin 2. si ile karşınızdayım 🙂 Bu yazıda çok önemli bir konu olan hedef kitleden bahsediyor olacağım.

Başarılı olmak istiyorsanız, hedef kitlenizi tanımanız önemlidir. Eğer kendinizi hedef kitlenizin ile empati kuramıyorsanız, onları hedefleminiz de anlamsız olacaktır. Hedef müşteri kitlenizin işi ile ilgili hangi konularda sıkıntı çektiğini ya da hangi noktada sizin hizmetinize ihtiyaç duyduğunu biliyor olmalısınız.

Müşterilerinize kendi değerinizi göstermenin ve kanıtlamanın yolu onların mevcut problemlerini anlamak ve bu noktada onlara bir çözüm önermek olacaktır. Potansiyel müşterilerinizin kalbini ve aklını kazanmanın yolu onların motivasyonunu ve gündemini anlamaktan geçiyor.

Daha derinlemesine bakarsak;
Kiminle çalışmak istiyorsunuz? Size şu an kimin ihtiyacı var?
Size bir ipucu vermek istiyorum; cevabınız “İdari iş desteğine ihtiyacı olan her türlü küçük işletme” olmamalı.
Bu sorunun cevabı doğrultusunda, daha odaklı ve belirli bir hedef kitleye yönelik bir pazarlama ve iletişim planı oluşturabilirsiniz.

En önemli konulardan biri de sizin genel bir idari asistan mı yoksa bir konuda uzmanlaşmış bir asistan mı olmak istediğiniz. Her ikisi birbirinden oldukça farklı.
Bunu şöyle açıklayabilirim; genel idari asistan hepinizin tahmin ettiği üzere, gelen e-postaları cevaplama, takvim yönetimi, evrak yönetimi, müşteri ilişkileri gibi daha genel görevleri yerine getirir. Uzman asistan ise wordpress, mailchimp, infusionsoft gibi herhangi bir program ya da sosyal medya yönetimi gibi bir hizmette uzmanlaşmıştır.
Bunlar basitçe verebileceğim ilk örnekler.

Hedef Kitlenizi Nasıl Bulabilirsiniz?

Hedef kitlenizi tanımlamaya hazır mısınız?
Önemle altını tekrar çizmek isterim, ” İdeal müşteri, iş ve potansiyel müşterilere ayıracağı zamandan çalan idari işlerine destek ihtiyacı olan her küçük işletmeler” olmamalı.

Bu konuda daha belirleyici olmalısınız.
İşte size yardımcı olabilecek bazı sorular;

Demografik özellikleri neler?
Nerede yaşıyorlar?
Hangi sektördeler?
Kaç yaşındalar?
Evli ya da bekar mı?
Çocukları var mı?

Psikolojik özellikleri neler?
Hangi blogları takip ediyorlar?
İş ve hayatlarındaki ana problem ne? (aile/spor için zamansızlık, günde 12 saat çalışmaktan tükenmiş olmak)
Kişiliklerini tanımlayın (bağımsız, asabi, çekingen, dışa dönük)
Çalışmadıkları bir Pazar günü ne yaparlar? (yoga, bisiklet, çocuklarla park, tüm gün oturup kitap okur )
Hobileri ne? (resim, marangozluk, kickbox)

Cevaplarınızı yazın.

Eğer cevaplarınız sizi belli bir sektör ya da iş alanına yönlendiriyorsa, bu sektördeki ideal müşterinize odaklanabilirsiniz. Mesela düğün organizasyon sektöründe genel bir sanal asistan olarak çalışmak gibi.

Eğer hedef kitleniz birbirinden farklı iş/kişi olarak çıkıyorsa, bu durumda belirli bir beceri/yeteneğinize odaklanın.
Buna bir örnek verecek olursam, Mailchimp üzerinden, e -posta pazarlama konusunda uzmanlaşmış bir sanal asistan olmak gibi. Farklı sektör/kişilerin bu hizmete ihtiyacı olacaktır.

Yukarıdaki iki örneğin odak noktalarının birbirinden ne kadar farklı olduğunu fark ettiniz mi? Bir tanesi belirli bir hizmete odaklananırken, diğeri belirli bir sektöre odaklanmaktadır.

Bu noktada siz kendinizi nasıl görüyorsunuz? Sadece belirli bir hizmete odaklanıp, bu konuda hizmet verebilir misiniz? Yoksa belirli bir sektöre/demografik özelliklere odaklanması gereken genel bir sanal asistan mı olabilirsiniz?

Lütfen kendinize 1-2 dakika verip, düşünün ve bu yazıyı okumaya öyle devam edin.

Eğer belirli bir sektör düşünemiyorsanız, daha önce çalıştığınız sektörleri gözden geçirebilirsiniz. Şu anda çalıştığınız ya da eski işinizin hangi yönlerini seviyordunuz? Daha önce destek verdiğiniz amir ya da patronlarınızın karakterleri nasıldı?

Bu konuda bir örnek verecek olursam; sanal asistan olarak çalıştığım müşterilerimden biri, bilgi işlem sektöründe çalışıyordu ve Türkiye için oldukça yeni bir kavram olan sanal asistanlık işini deneyen ilk müşterim olmuştu. Çünkü kendisi de bu şekilde uzaktan çalıştığı ve ekip olarak çalışma şekilleri böyle olduğu için uzaktan çalışmanın mümkün olduğunu biliyordu. Bu benim için oldukça önemli bir kırılma noktasıydı ve sonraki müşterilerimde de bu çalışma şekline yatkın olmalarını hedefledim.

Bir başka örnek ise benim için vazgeçilmez olan nefes koçluğunu ilk başladığım zamanlarda bu işin kurucusu ile bir süre sanal asistan olarak çalıştım. Çünkü hem onun ihtiyaçlarını biliyordum, hem de çalışmalarda neler yapıldığı/ nelere ihtiyaç olduğuna ilişkin bilgim vardı. Böylece hem tutkumu, hem de işimi birleştirmiş oldum.

Karanlıkta ilerlemeye çalışmak ve müşteri bulmaya çalışmaktansa, önce bildiğiniz yerlerden ilerlemeye çalışmak herzaman daha kolay olacaktır. Burada anahtar bir göle gidip, balık avlamaya çalışmaktansa, balığın olduğu yere gitmek aslında. Müşterinin olduğu yeri bulmak zaman alabilir ancak bir kez belirledikten sonra hızla yeni balıklar yakaladığınızı göreceksiniz 🙂

Hangi hizmetleri sunacağınızı ve hedef kitlenizin kim olduğunu belirledikten sonra, araştırma yapmaya başlamalısınız. Bu aslında işin eğlenceli kısmı bana göre.

Araştırmaya Başlamak

Hedef kitleniz olabilecek küçük işletmelere ulaşın.
Aşağıdaki sorular üzerinden yürüteceğiniz, birlikte kahve içebileceğiniz ya da skype üzerinden kısa bir görüşme planlayın.

Hangi projeler üzerinde çalışıyorsunuz?
Bana biraz işinizden ve en çok yapmayı sevdiğiniz görevlerden bahseder misiniz?
İşinizde nasıl daha etkin olabilirsiniz?
Günde fazladan 2-3 saatiniz daha olsaydı ve siz bu zamanı eğlenceli bir biçimde değerlendirmek için ne yapardınız?
Haftalık ya da günlük olarak düzenli yaptığınız bazı görevleri delege edecek olsanız, bunlar neler olurdu?
Hedeflerinize ulaşmanızda size engel olan ne?
İşiniz ile ilgili en büyük problemlerinizi çözebilecek 3 dileğiniz olsaydı, siz neyi dilerdiniz?

Hedef kitlenizi araştırmak için sosyal medyayı da kullanabilirsiniz. Twitter, Facebook ya da Linkedin gibi sosyal medya platformları network sağlamak, yeni iş potansiyelleri oluşturmak için çok iyi kaynaklardır. Potansiyel müşterilerinizin kullandığı bir sosyal medya platformu bulmanız oldukça önemlidir. Facebook ya da Linkedin üzerinde potansiyel müşterilerinizin olduğu gruplar bulabilir ve bu gruplarda genel tartışlamalara katılarak, yorumlar yaparak belirli potansiyel kitle yaratabilirsiniz.Grup içinde bilinirliğiniz arttıkça, hedef kitlenize giren potansiyeller ile internet üzerinden ya da birebir görüşmeler üzerinden iletişime geçebilirsiniz.

Kendinizde sosyal medya üzerinden hedef kitlenize yönelik duyurular yapabilirsiniz. Örneklemek gerekirse, “Bilgi İşlem sektöründe çalışan 10 yönetici ile görüşmek istiyorum. Bu konuda bir pazar araştırması yapıyorum ve işiniz ile ilgili nasıl e posta posta pazarlaması yaptığınızı ve günlük iş rutininizi öğrenmek istiyorum.” ya da “Günlük iş rutinlerinde destek ihtiyacı olan Bilgi işlem sektöründe çalışan 10 yönetici ile çalışmak istiyorum.” gibi

Burada önemli olan onların size ayırdıkları zaman karşılığında onlara mutlaka bir şey öneriyor olmanızdır. Onlara iş sistemlerini gözden geçirip, bir çözüm önermek ya da eposta pazarlama sistemlerini gözden geçirip bir öneride bulunmak gibi (belirli bir projede onlara 1 saat destek vermek gibi)

İnsanlar ücretsiz destek ve hizmet almaktan hoşlanır ve size zaman ayıracaklarsa karşılığında birşey almak hoşlarına gider. Toplantıyı planlama sürecini basit tutmanız önemlidir.

Tüm bu eylemlerdeki amaç ideal müşterinizi çok iyi tanımanız ve websitenizi ilk okuduklarında ve sizinle bir tanışma görüşmesine karar verdiklerinde zaten size neden geliyor olduklarını çoktan biliyor olmanızdır aslında.

Birebir yapacağınız görüşmelerde, sizinle paylaştıkları bilginin sizin için altın değerinde olduğunu unutmayın. Sizinle paylaştıkları sorunlar, potansiyel müşterilerinizin sizden çözülmesini isteyecekleri konular, bu noktada sizin onlara sunmayı planladığınız hizmetler değildir. Ve tüm bunları onlardan birebir dinleme şansınız olacak. Bundan daha iyi nasıl olabilir? 🙂

Böylelikle web sitenizi hazırlarken, neyi nasıl yazacağım diye düşünmenize bile gerek olmayacak. Hedef kitleniz ile bu görüşmeleri yaparken, gerekli olan her türlü bilgiyi ve hatta kelimeleri bile onlardan öğrenmiş olacaksınız. Böylelikle yine hangi hizmetleri sunmanız gerektiğini tahmin etmenize gerek kalmayacak çünkü birebir kendisinden duyuyor olacaksınız.

Hedef kitlenizden bu bilgileri aldıktan sonra yapmanız gereken, tüm bu bilgiler ışığında hizmet ve paketlerinizi tasarlamak olacaktır.

Bu bilgileri nasıl toparlayabilirsiniz;

Görüşme yaptığınız kişilerden izin alarak, yapılan görüşeleri telefonunuz ile mutlaka kaydedin.
Google form ya da typeform üzerinden bir form oluşturun ve görüşme öncesinde linkleri gönderin. Böylece onlardan gelen cevapları/dataları analiz edilmesini kolaylaştıracaktır.
Sorularınızı Linkedin/Facebook üzerinden gruplara sorabilirsiniz ve gelen cevapları mutlaka not edin.
Sosyal medya üzerinde ilginç bulduğunuz dataları ya da size gelen cevapları screenshot ile kaydedin.
Benim sevdiğim şeylerden biri ise, hedef kitlenizin takip ettiği bloglarda surf yapmak ve blog yorumları üzerinden bir çok bilgi edinebilirsiniz.

Tüm bu bilgileri Evernote ya da Dropbox üzerinde saklayabilir ve tüm bu araştırma bilgilerine her ihtiyacınız olduğunda kolaylıkla ulaşabilirsiniz.

Topladığınız bilginin gücünü mutlaka hatırlayın. Hedef kitlenizin sürekli sorun yaşadığı, çözemediği ve ihtiyaç duyduğu şeyleri gerçek kelime ve duygularını onlardan birebir görüşmeler ya da yorumları ile öğreniyorsunuz aslında. Onların nerede neye ihtiyacı olduğunu ne kadar iyi anlarsanız, onlara bu çözümü sunmanız o derece kolay olacaktır. Bu çözümde siz olacaksınız aslında.

Bu bir çok sanal asistanın ve aslında pek çok freelance çalışan kişinini içine düştüğü bir tuzak. Böyle bir ön çalışmayı başlangıçta yapmıyorlar. Web sitesini ya da sosyal medya hesaplarını kurduktan sonra neden herhangi bir potansiyel iş teklifi yakalayamadıklarını düşünüyorlar.

Genel inanışın aksine, web sitenizi kurmak, sizin en son yapacağınız adım olmalıdır, ilk değil.
İlk yapılması gereken, temel hizmetleri belirlemek, sorun yaşadığı noktaları tespit edebilmek için hedef kitleniz ile buluşmak ve en sonunda da onlara bu konuda çözüm önermektir.
Bir çok iş sahibi hedefleri olan iş kurmaya o kadar hızlı ilerliyor ki, en önemli aşamayı atlıyor. Bu belki nasıl araştırma yapacaklarını bilmemelerinden kaynaklanıyor, belki de ilk kez bir iş kuruyor oldukları için bu konuda herhangi bir fikirleri yok.

Bu aslında çok fazla zaman ve emek gerektiren bir süreç. Bu sürecin aylarınızı alacağı anlamaına gelmediği gibi, anlatmaya çalıştığım sadece bu aşamanın hızlı bir süreç olmadığı. Eğer hızlıca bir iş kurayım, hemen de kar edeyim gibi bir düşünceniz varsa, hüsrana uğramanız çok olası.

Önümüzdeki 3-6 ay içerisinde keyifle yürütebileceğiniz bir sanal asistanlık işi için, şu an bunun için gerekli olan önçalışmayı yapmalısınız.

Bir sonraki yazımda, bu önçalışmayı yapıyor olmamınızın neden bu kadar kritik olduğundan bahsediyor olacağım.

Keyifli okumalar dilerim,

Sevgiler,

Bireysel Girişimciler Neden Sanal Asistanla Çalışmalı?

Bireysel girişim, sadece bir kişi tarafından yürütülen ve yönetilen bir işletmedir. Bu kişi, hem idari hem de operasyonel anlamda  çalışırken, bir yandan da iş sahibidir. Tüm bu görevler sebebiyle bireysel girişimci kolaylıkla yorulur, stres olur ve çok çalışır. Bu yüzden mutlaka dışardan bir destek almalı ve bir Sanal Asistan’la iş ortaklığına gitmelidir.

Bu iş ortaklığı üzerine düşünmek için  aşağıdakileri okumanızı öneririm.

1- Bir çok bireysel girişimci kendi evinin luksunde işini yürütmek ve yönetmektedir. Birisiyle birlikte çalışmaya başlamak, ona yer ayarlamak ya da birlikte evden çalışmak anlamına gelir ancak Sanal Asistan’lar da sizin gibi bireysel girişimciler oldukları için kendi ortamlarından çalışmayı tercih eder.

2- Sanal asistanlar, kendi harcamalarının sorumluluğunu alır. Size ofis, ekipman vs gibi detaylar için harcama yaratmaz.

3- İstediğiniz özelliklerde, sizin ihtiyacınız olan teknik ve profesyonel becerilere sahip bir Sanal Asistan ile anlaşabilirsiniz. Hatta günümüzde bir çok Sanal Asistan belirli alanlarda ihtisaslaşarak, tamamen bu konuda hizmet vermektedir. Bu anlamada ihtiyacınız doğrultusunda birden fazla Sanal Asistan ile çalışabilirsiniz.

4- Sanal Asistan’ı ihtiyacınız oldukça kullanabilirsiniz. Çalışma saatleri ve çalışma şartları da esnektir. Sürekli çalışmak ya da haftada belirli bir saat doldurmak gibi bir zorunluluk yoktur.

5- Sanal asistanınız size zaman kazandırır.  Delege ettiğiniz görevlerle, size para kazandıran işlere daha çok odaklanabilir. İdari işlerle kaybettiğiniz zamanı hobilerinize ayırarak geçirebilirsiniz.

6- Sanal asistanınıza sadece sizin için çalıştığı zamanı ödeyeceğiniz için harcamalar konusunda da kazançlı olursunuz.

7- Sanal asistanlarda bireysel girişimciler oldukları için, size işinizi bir sonraki seviyeye taşımanız konusunda fikirler ve öneriler ile geliştirecektir.

8- Sanal asistanınızla lokasyon ve mekandan bağımsız olarak çalışabilirsiniz. Siz tatildeyken, ona görev verebilir ve sizin adınıza işleri takip etmesini isteyebilirsiniz. Ayrıca dünyanın herhangi bir yerindeki kişi ile de çalışabilirsiniz.

9- 24 saati iş ile geçirdiğiniz zaman, sizin işi değil, işin sizi yönettiğini fark edince, Sanal Asistan ile çalışmaya karar verip,  iş yükünüzü azaltarak daha sağlıklı ve mutlu bir hayata doğru yol alacaksınız.

Bireysel girişimcilerdeki en büyük engel, bebeğiniz gibi gördüğünüz işi sizden daha iyi kimsenin yürütemeyeceği ve hepsini kendi başınıza yönetebileceğiniz/ yapabileceğiniz inancıdır.  Fark etmeniz gereken, bazen bir adım geride durup, hepsini yapamayacağınız kabul etmek ve yapabilecek olsanız bile yapmamayı seçmektir.

Size tavsiyem, hemen bugün öncelikle yapmaktan hoşlanmadığınız işleri belirleyip, bir Sanal Asistan’a delege etmek ve  kendinize zaman ayırmanız olacaktır.

2015 Hazırlıkları Başlasın!

new-years-resolution

1. Masaüstünü Düzenleyin

İş ortamı önemliyse, bilgisayar neden farklı olsun? Çok kalabalık olmayan ancak pozitif ve güzel bir masaüstü teması seçin. Sizi rahatlatacağını düşündüğünüz renklerden seçebilir ya da bir kombinasyon yapabilirsiniz.

Masaüstündeki düzenlenmesi gereken bütün dosyaları Gelen Kutusu/ Inbox ya da size düzenlemesi gerektiğini hatırlatan başka bir isim vererek bu klasörde toplayın. Bu konuya 2 nolu önerimde geri döneceğim.

Masaüstü düzenlendiğinde, bilgisayarınız daha sakin hissetmeye başlayacaktır.

2.Dosyalarınızı Düzenleyin

Dosyaları nasıl düzenleyeceğiniz tamamen size bağlı bir konu ancak önerim hiyerarşik bir düzenleme yapmanız olacaktır. Örnek verecek olursam, İş ve Kişisel/Özel olmak üzere 2 ana başlık olmalı (eğer bilgisayarı ortak kullanıyorsanız)  ve burdan başlayarak alt başlıklara ayrılmalı.

Eğer  herşeyi masaüstüne kaydeden ve bunları sonra dosyalayacağım diyenlerdenseniz, masaüstüne mutlaka Gelen Kutusu/ Inbox gibi size daha sonra bunları düzenlemeniz gerektiğini hatırlatan bir klasör oluşturun. Bu tarz dosyaları buraya kaydedin ve haftada bir bu klasörün temizlenmiş olduğundan emin olun.

Bu konuda bir çok program ve yazı bulunmakta, daha detaylı bir çalışma için internette çok fazla kaynak mevcut.

Organize olmuş bir dosyalama/klasör sisteminin  yeni yılda birçok faydası olacaktır.

3. Kullanılmayanı Ayıkla

Kullanmadığın program ve uygulamaları bilgisayarından sil. İşletme sistemine uygun olarak sildiğinden emin ol.

Geçen yıl boyunca bilgisayarıma bir çok program ve uygulama indirdim. İhtiyacımı karşılamayan  ya da artık kullanmadıklarımı  hemen silerim ancak belirli aralıklarla daha detaylı bir temizlik yaparım.

Kullanmadığınız hiçbirşeyin bilgisayar/ tablet ya da telefonunuzda yer tutmasına gerek yok.

4. Kırtasiyeleri Gözden Geçirin. Bozuk/ Bitmiş olanları Ayırın

Mevcut kırtasiylerinizi gözden geçirmek için en güzel zaman! Bozulmuş, kırılmış  herşeyi atabilirsiniz.

Tükenmeye yüz tutmuş kalemlerinizi, bozulmuş zımbaları ” yeterince denersem bir gün çalışır” , ” zamanım olunca tamir ederim ” düşüncesiyle tutmayın.

En iyi parçaları seçin ve geri kalanından kurtulun. Hem yer kazanırsınız, hem de acil bir anda elinizi attığınızda her şey çalışıyor olur. Yeni yıl için ihtiyaçlarınızı belirleme şansınız olur.

Böylece önemli bir telefon görüşmesinde yazan bir kalem bulmaya çalışmak zorunda kalmazsınız!

New_year

5. İhtiyacınız Olmayan Postalama Gruplarından Ayrılın

Artık kullanmadığınız mail gruplarından ayrılarak,  daha temiz bir inbox/ gelen kutunuza kavuşabilirsiniz. 

Emin olamıyorsanız, bu gruptan gelen son 3 maili açıp açmadığınızı hatırlamaya çalışın. Eğer açmadıysanız, muhtemelen zamanı gelmiştir. Ayrılmadan önce bir 30 sn. düşünün ve sonrasında mutlaka ayrılın.

6. Fiziksel Dosyalama Sisteminizi de Yeni Yıl için Hazırlayın

Eğer varsa, fiziksel dosyalama sisteminizi de mutlaka yeni yıl için gözden geçirin ve hazırlayın.

Geçen yıla ait herşeyin doğru dosyalanmış olduğundan, muhasebe ve faturaların düzgün ve düzenli olarak ele alındığından emin olun.

Yeni dosyalara ihtiyacınız varsa, alın. Eski dosyaların atılması lazımsa, hemen imha edin.  Yeni yıl olmadan, eski yılla ilgili tüm dosyalamalarınızı bitirin.

Tüm bunları yoluna koyduğunuzda, yeni yıla başlamak için kendinizi çok daha  iyi ve hazır  hissedeceksiniz. 

7. Yeni Yılı Planlayın

Bunlar  illa “hedef“leriniz olmak zorunda değil ancak önümüzdeki yıl içinde çözmek ya da bitirmek istediğiniz işler olabilir.

Yılı çeyreklere bölerek planlamaya başlayabilirsiniz.

1. Çeyrek :

Abcd işini bitir.

vbc listelemesini yap. gibi

Bunları yazabilirsiniz ancak önemli olan mutlaka görebileceğiniz bir yerde olmalarını sağlayın, böylece yeni yıl içinde size yapmanız gerekenleri hatırlatacaktır.

Bunlar yeni yıl için yapacaklarım listesidir ve umarım sizlere de süper bir 2015 yılı hazırlıkları için yardımcı olur.

Sanal Asistanla Çalışma Kararını Vermeden Önce

am-I-ready-for-a-virtual-assistant

  • Bir müşteriyle ilgili iş teslim tarihini ya da iş fırsatını kaçırdıysanız,
  • Mevcut müşteriniz ve potansiyel müşterileriniz hakkında güncel bir veri tabanınız olmadığı için, işinizi geliştirme konusunda ilerleyemiyorsanız,
  • Sizi heyecanlandıran yeni iş planlarınız var ancak siz işi yürütebilmek için yapılması gereken günlük işlerinizle çok meşgulseniz,
  • İdari işleriniz tamamlamak için geceleri ve haftasonları yoğun olarak çalışıyorsanız,
  • Yapmaktan hoşlanmadığınız rutin işleriniz varsa ve bunlar daha önemli ve yaratıcı işlerinizden zaman çalıyorsa,

Tüm bu yazılanları okuyup, kafanızı  iki yana sallıyor ve “neden bahsediyor diyorsanız?” okumayı bırakabilirsiniz.

Ancak kafanızı aşağı yukarı sallıyor ve onaylıyorsanız, artık bir sanal asistanla çalışma vaktiniz gelmiş demektir

images

Sanal asistan nedir? Avantajları nelerdir?

Bugün sizlerle sanal asistanlığa dair bulduğum bir yazıyı paylaşmak istedim.

Günümüzde bütün sektörlerde rekabet oldukça ön plana çıktı. İş kollarının içine internet ve dolayısıyla E-Ticaret girdiği için, sabit giderlerini düşüren firmalar, ürünlerini de en dip fiyatlarla satar oldu. Dolayısıyla bu rekabete ayak uydurmak isteyen yeni katılımcı firmalarda, sabit giderlerini düşürmenin yollarını arıyor. Günümüzde bazı bankalar bile, faiz oranlarını, tüketici lehine arttırabilmek için, şubesiz bankacılığı deneme yoluna gidiyor. Durum böyle olunca da, verim kaybına uğramadan, maliyetleri düşürmek, ayrı bir uzmanlık alanı oluyor.

Yazımızın ana konusu olan, sanal asistanlığa gelirsek de, kurumsal kimliğinizi sergilerken, firmanızın iletişim çözümünü de beraberinde getiren bir sistem sanal asistan. Birçok KOBİ için, lüks kabul edilecek asistanlığın, gerekliliği es geçilemeyecek bir konu. Ama maddi elverişsizlikler, bu avantajı KOBİ’lerin kullanmasını engelliyor.

Sonuçlar böyle olunca da KOBİ’ler ister istemez, muadil sistem arayışlarına giriyorlar. Bu durumda da seçenekler 2’ye ayrılıyor.
* Sanal asistanın farklı bir lokasyondan da olsa, canlı bir insan tarafından verilmesi

* Asistanlığın, bilgisayar sistemine entegre, sanal makinelerce verilmesi.

İlk yöntemde çalışma şekli, belli bir konuma toplanmış sekreterya ve asistanlık hizmeti verecek kişiler. Abonelerinin müşterilerinden gelen aramaları, abonelerinin istedikleri şekilde karşılanması ve notların alınıp abonelerin bilgilendirilmesi esasına dayanır. Burada hizmeti verenlerin, tek bir binada olma zorunluluğu da yok. Sonuçta internet olan her noktada, size hizmet verecek bir sanal asistan çalıştırılabiliyor. Gelelim abone ayağına. Abone tarafında yapılan ise dış hattınıza bir cihazın bağlanması ve 2-3 telefon çalışından sonra, aramanın internet üzerinden hizmet alınan sanal asistanın önündeki telefona yönlendirilmesi. Bu sistemin avantajı, bir asistanın bulundurulması maliyetinden, daha alt rakamlara bu hizmetin alınabilmesi. Dezavantajı ise hala bu rakamlar, bir çok firma için yüksek kalırken, aynı zamanda abone tarafında mobilitenin tam sağlanamaması sayılabilir.

İkinci yöntem ise canlı insanın bulunmadığı, teknolojiyi biraz daha yoğun kullanan bir sistem olarak karşımıza çıkıyor. Burada her hizmet alan firma için, hizmeti veren tarafından mini ip santraller kurulmakta. İlk planda firmanın, bünyesine binlerce doları bulan bir alt yapıdan (bu alt yapının ayakta tutma ve güncelleme giderlerinden) kurtulması anlamına geliyor. Firmanın hatları sayısal hatlara çevrilerek, bu santrale entegre ediliyor. Böylece firma, bir ip santralin yapabileceği her özelliğe sahip bir konuma geliyor. Bu kısımdan sonra firmanın yapması gereken, sağlayıcı firmaya çalışma senaryosunu anlatmak ve sanal santral omurgasını ayarlanmasını beklemek. Sonrasında hattı kendisi için oluşturulan santrale yönlendiriliyor. Bir sonraki aşama, firmaya özel karşılama mesajlarının bir stüdyo ortamında seslendirilmesini sağlamak. Bu karşılama mesajları ve yönlendirmeler, firmanın kurumsal kimliğinin müşterilerine sergilenmesinde büyük önem taşıyor. Tüm ayarlamalar yapıldıktan sonra, sistem çalışmaya hazır hale geliyor.

Sistem neler yapabiliyor?

* Gelen aramaları, kurumsal kimliğinize uygun bir şekilde sanal sekreteriniz karşılıyor,

* Aramaları ister bir ip telefona, sabit bir telefona ya da bir cep telefona bağlayabiliyor.

* Ofis dışındaki bir cep telefonuna, ofisin şirket hattından gelen bir aramayı, bağlayabiliyor.

* Sadece bir cep telefonuyla bile, sanal asistan kullanılabiliyor.

* Tüm dünya üzerinde, birbiriyle sınırsız ve ücretsiz görüşebilen ve birbirine arama aktarabilen, dahili numaralar oluşturulabiliyor.

* Satış ya da pazarlama gibi ekiplerin personelleri, birbirinden ayrı yerlerde bile olsalar, santrale dahili olarak toplanabiliyorlar.

* Sadece 1 adet hatla (0850 ya da taşınan il kodlu bir numara) anlık 100 adede kadar karşılıklı görüştürebiliyor. (PBX’lere gerek kalmıyor;)

* Telekonferans ya da video konferans yapabiliyor. Konferansa katılacak olanlar, dahili hat, sabit hat ya da cep telefonu olabiliyor.

* Arayan müşterilerinin, ücretsiz bir şekilde kendilerini aramasını sağlayabiliyor.

* Cevaplanmayan tüm aramaların sesli mesaj olarak dahili abonenin mail adresine düşmesini sağlayabiliyor.

* Tüm gelen faksları otomatik olarak alıp, istenen mail adresine pdf formatında gönderilmesini sağlayabiliyor.

* Tüm görüşmeler istenirse kayıt altına alınabiliyor.

* Tüm yapılan görüşmelerin detayları ve ses kayıtlarının dinlenebilmesini özel web ara yüzünüzle yapabiliyorsunuz.

Tüm bu özelliklerin yanında, numaraların sanala taşınması durumunda, her taşınan hat için verilen sabit ücretlerinde, ödenmesine gerek kalmıyor. Birçok KOBİ’nin ihtiyacını fazlasıyla karşılayan sanal asistan sistemleri, özellikle home- ofis çalışanların, E-Ticaret firmalarının ve mobil olarak çalışanların ilgisini çekmektedir. Müşteriye özel hazırlanan senaryolar, bu sistemin kalbini oluşturmaktadır.

Kaynak: http://www.chip.com.tr/forum/sanal-asistan-nedir-avantajlari-nelerdir_t269841.html

Güzel Haberler Var

Son paylaştığım yazılardan sonra, artık gururla Türkiye’de sanal asistanlık işinin yayılmaya başlayacağını söyleyebilirim. Bu şekilde hizmet veren şirketler kurulmaya başlandı ve bu bizler için iyi bir işaret 🙂

download

Bu sektör Türkiye’de ne kadar az bilinsede, Avrupa ve Amerika’da bu konuda yıllık büyük konfreanslar düzenleniyor, bir çok sanal asistan bir araya gelip, neler yaptıklarını ve yapabileceklerini konuşuyor.

Bizde bu yönde gelişirsek, asistanın ofiste olmaması gerektiği fikrine alışırsak; günümüzde giderek artan home ofis/ remote ofis kavramında çalışan bir çok kişiye biz sanal asistanlar destek olabiliriz.

home ofis çalışmak