Kendi Dijital Asistanlık İşimi Kuruyorum -2 Hedef Kitleyi Tanımlamak

Kendi sanal asistanlık işimi kuruyorum yazı dizisinin 2. si ile karşınızdayım 🙂 Bu yazıda çok önemli bir konu olan hedef kitleden bahsediyor olacağım.

Başarılı olmak istiyorsanız, hedef kitlenizi tanımanız önemlidir. Eğer kendinizi hedef kitlenizin ile empati kuramıyorsanız, onları hedefleminiz de anlamsız olacaktır. Hedef müşteri kitlenizin işi ile ilgili hangi konularda sıkıntı çektiğini ya da hangi noktada sizin hizmetinize ihtiyaç duyduğunu biliyor olmalısınız.

Müşterilerinize kendi değerinizi göstermenin ve kanıtlamanın yolu onların mevcut problemlerini anlamak ve bu noktada onlara bir çözüm önermek olacaktır. Potansiyel müşterilerinizin kalbini ve aklını kazanmanın yolu onların motivasyonunu ve gündemini anlamaktan geçiyor.

Daha derinlemesine bakarsak;
Kiminle çalışmak istiyorsunuz? Size şu an kimin ihtiyacı var?
Size bir ipucu vermek istiyorum; cevabınız “İdari iş desteğine ihtiyacı olan her türlü küçük işletme” olmamalı.
Bu sorunun cevabı doğrultusunda, daha odaklı ve belirli bir hedef kitleye yönelik bir pazarlama ve iletişim planı oluşturabilirsiniz.

En önemli konulardan biri de sizin genel bir idari asistan mı yoksa bir konuda uzmanlaşmış bir asistan mı olmak istediğiniz. Her ikisi birbirinden oldukça farklı.
Bunu şöyle açıklayabilirim; genel idari asistan hepinizin tahmin ettiği üzere, gelen e-postaları cevaplama, takvim yönetimi, evrak yönetimi, müşteri ilişkileri gibi daha genel görevleri yerine getirir. Uzman asistan ise wordpress, mailchimp, infusionsoft gibi herhangi bir program ya da sosyal medya yönetimi gibi bir hizmette uzmanlaşmıştır.
Bunlar basitçe verebileceğim ilk örnekler.

Hedef Kitlenizi Nasıl Bulabilirsiniz?

Hedef kitlenizi tanımlamaya hazır mısınız?
Önemle altını tekrar çizmek isterim, ” İdeal müşteri, iş ve potansiyel müşterilere ayıracağı zamandan çalan idari işlerine destek ihtiyacı olan her küçük işletmeler” olmamalı.

Bu konuda daha belirleyici olmalısınız.
İşte size yardımcı olabilecek bazı sorular;

Demografik özellikleri neler?
Nerede yaşıyorlar?
Hangi sektördeler?
Kaç yaşındalar?
Evli ya da bekar mı?
Çocukları var mı?

Psikolojik özellikleri neler?
Hangi blogları takip ediyorlar?
İş ve hayatlarındaki ana problem ne? (aile/spor için zamansızlık, günde 12 saat çalışmaktan tükenmiş olmak)
Kişiliklerini tanımlayın (bağımsız, asabi, çekingen, dışa dönük)
Çalışmadıkları bir Pazar günü ne yaparlar? (yoga, bisiklet, çocuklarla park, tüm gün oturup kitap okur )
Hobileri ne? (resim, marangozluk, kickbox)

Cevaplarınızı yazın.

Eğer cevaplarınız sizi belli bir sektör ya da iş alanına yönlendiriyorsa, bu sektördeki ideal müşterinize odaklanabilirsiniz. Mesela düğün organizasyon sektöründe genel bir sanal asistan olarak çalışmak gibi.

Eğer hedef kitleniz birbirinden farklı iş/kişi olarak çıkıyorsa, bu durumda belirli bir beceri/yeteneğinize odaklanın.
Buna bir örnek verecek olursam, Mailchimp üzerinden, e -posta pazarlama konusunda uzmanlaşmış bir sanal asistan olmak gibi. Farklı sektör/kişilerin bu hizmete ihtiyacı olacaktır.

Yukarıdaki iki örneğin odak noktalarının birbirinden ne kadar farklı olduğunu fark ettiniz mi? Bir tanesi belirli bir hizmete odaklananırken, diğeri belirli bir sektöre odaklanmaktadır.

Bu noktada siz kendinizi nasıl görüyorsunuz? Sadece belirli bir hizmete odaklanıp, bu konuda hizmet verebilir misiniz? Yoksa belirli bir sektöre/demografik özelliklere odaklanması gereken genel bir sanal asistan mı olabilirsiniz?

Lütfen kendinize 1-2 dakika verip, düşünün ve bu yazıyı okumaya öyle devam edin.

Eğer belirli bir sektör düşünemiyorsanız, daha önce çalıştığınız sektörleri gözden geçirebilirsiniz. Şu anda çalıştığınız ya da eski işinizin hangi yönlerini seviyordunuz? Daha önce destek verdiğiniz amir ya da patronlarınızın karakterleri nasıldı?

Bu konuda bir örnek verecek olursam; sanal asistan olarak çalıştığım müşterilerimden biri, bilgi işlem sektöründe çalışıyordu ve Türkiye için oldukça yeni bir kavram olan sanal asistanlık işini deneyen ilk müşterim olmuştu. Çünkü kendisi de bu şekilde uzaktan çalıştığı ve ekip olarak çalışma şekilleri böyle olduğu için uzaktan çalışmanın mümkün olduğunu biliyordu. Bu benim için oldukça önemli bir kırılma noktasıydı ve sonraki müşterilerimde de bu çalışma şekline yatkın olmalarını hedefledim.

Bir başka örnek ise benim için vazgeçilmez olan nefes koçluğunu ilk başladığım zamanlarda bu işin kurucusu ile bir süre sanal asistan olarak çalıştım. Çünkü hem onun ihtiyaçlarını biliyordum, hem de çalışmalarda neler yapıldığı/ nelere ihtiyaç olduğuna ilişkin bilgim vardı. Böylece hem tutkumu, hem de işimi birleştirmiş oldum.

Karanlıkta ilerlemeye çalışmak ve müşteri bulmaya çalışmaktansa, önce bildiğiniz yerlerden ilerlemeye çalışmak herzaman daha kolay olacaktır. Burada anahtar bir göle gidip, balık avlamaya çalışmaktansa, balığın olduğu yere gitmek aslında. Müşterinin olduğu yeri bulmak zaman alabilir ancak bir kez belirledikten sonra hızla yeni balıklar yakaladığınızı göreceksiniz 🙂

Hangi hizmetleri sunacağınızı ve hedef kitlenizin kim olduğunu belirledikten sonra, araştırma yapmaya başlamalısınız. Bu aslında işin eğlenceli kısmı bana göre.

Araştırmaya Başlamak

Hedef kitleniz olabilecek küçük işletmelere ulaşın.
Aşağıdaki sorular üzerinden yürüteceğiniz, birlikte kahve içebileceğiniz ya da skype üzerinden kısa bir görüşme planlayın.

Hangi projeler üzerinde çalışıyorsunuz?
Bana biraz işinizden ve en çok yapmayı sevdiğiniz görevlerden bahseder misiniz?
İşinizde nasıl daha etkin olabilirsiniz?
Günde fazladan 2-3 saatiniz daha olsaydı ve siz bu zamanı eğlenceli bir biçimde değerlendirmek için ne yapardınız?
Haftalık ya da günlük olarak düzenli yaptığınız bazı görevleri delege edecek olsanız, bunlar neler olurdu?
Hedeflerinize ulaşmanızda size engel olan ne?
İşiniz ile ilgili en büyük problemlerinizi çözebilecek 3 dileğiniz olsaydı, siz neyi dilerdiniz?

Hedef kitlenizi araştırmak için sosyal medyayı da kullanabilirsiniz. Twitter, Facebook ya da Linkedin gibi sosyal medya platformları network sağlamak, yeni iş potansiyelleri oluşturmak için çok iyi kaynaklardır. Potansiyel müşterilerinizin kullandığı bir sosyal medya platformu bulmanız oldukça önemlidir. Facebook ya da Linkedin üzerinde potansiyel müşterilerinizin olduğu gruplar bulabilir ve bu gruplarda genel tartışlamalara katılarak, yorumlar yaparak belirli potansiyel kitle yaratabilirsiniz.Grup içinde bilinirliğiniz arttıkça, hedef kitlenize giren potansiyeller ile internet üzerinden ya da birebir görüşmeler üzerinden iletişime geçebilirsiniz.

Kendinizde sosyal medya üzerinden hedef kitlenize yönelik duyurular yapabilirsiniz. Örneklemek gerekirse, “Bilgi İşlem sektöründe çalışan 10 yönetici ile görüşmek istiyorum. Bu konuda bir pazar araştırması yapıyorum ve işiniz ile ilgili nasıl e posta posta pazarlaması yaptığınızı ve günlük iş rutininizi öğrenmek istiyorum.” ya da “Günlük iş rutinlerinde destek ihtiyacı olan Bilgi işlem sektöründe çalışan 10 yönetici ile çalışmak istiyorum.” gibi

Burada önemli olan onların size ayırdıkları zaman karşılığında onlara mutlaka bir şey öneriyor olmanızdır. Onlara iş sistemlerini gözden geçirip, bir çözüm önermek ya da eposta pazarlama sistemlerini gözden geçirip bir öneride bulunmak gibi (belirli bir projede onlara 1 saat destek vermek gibi)

İnsanlar ücretsiz destek ve hizmet almaktan hoşlanır ve size zaman ayıracaklarsa karşılığında birşey almak hoşlarına gider. Toplantıyı planlama sürecini basit tutmanız önemlidir.

Tüm bu eylemlerdeki amaç ideal müşterinizi çok iyi tanımanız ve websitenizi ilk okuduklarında ve sizinle bir tanışma görüşmesine karar verdiklerinde zaten size neden geliyor olduklarını çoktan biliyor olmanızdır aslında.

Birebir yapacağınız görüşmelerde, sizinle paylaştıkları bilginin sizin için altın değerinde olduğunu unutmayın. Sizinle paylaştıkları sorunlar, potansiyel müşterilerinizin sizden çözülmesini isteyecekleri konular, bu noktada sizin onlara sunmayı planladığınız hizmetler değildir. Ve tüm bunları onlardan birebir dinleme şansınız olacak. Bundan daha iyi nasıl olabilir? 🙂

Böylelikle web sitenizi hazırlarken, neyi nasıl yazacağım diye düşünmenize bile gerek olmayacak. Hedef kitleniz ile bu görüşmeleri yaparken, gerekli olan her türlü bilgiyi ve hatta kelimeleri bile onlardan öğrenmiş olacaksınız. Böylelikle yine hangi hizmetleri sunmanız gerektiğini tahmin etmenize gerek kalmayacak çünkü birebir kendisinden duyuyor olacaksınız.

Hedef kitlenizden bu bilgileri aldıktan sonra yapmanız gereken, tüm bu bilgiler ışığında hizmet ve paketlerinizi tasarlamak olacaktır.

Bu bilgileri nasıl toparlayabilirsiniz;

Görüşme yaptığınız kişilerden izin alarak, yapılan görüşeleri telefonunuz ile mutlaka kaydedin.
Google form ya da typeform üzerinden bir form oluşturun ve görüşme öncesinde linkleri gönderin. Böylece onlardan gelen cevapları/dataları analiz edilmesini kolaylaştıracaktır.
Sorularınızı Linkedin/Facebook üzerinden gruplara sorabilirsiniz ve gelen cevapları mutlaka not edin.
Sosyal medya üzerinde ilginç bulduğunuz dataları ya da size gelen cevapları screenshot ile kaydedin.
Benim sevdiğim şeylerden biri ise, hedef kitlenizin takip ettiği bloglarda surf yapmak ve blog yorumları üzerinden bir çok bilgi edinebilirsiniz.

Tüm bu bilgileri Evernote ya da Dropbox üzerinde saklayabilir ve tüm bu araştırma bilgilerine her ihtiyacınız olduğunda kolaylıkla ulaşabilirsiniz.

Topladığınız bilginin gücünü mutlaka hatırlayın. Hedef kitlenizin sürekli sorun yaşadığı, çözemediği ve ihtiyaç duyduğu şeyleri gerçek kelime ve duygularını onlardan birebir görüşmeler ya da yorumları ile öğreniyorsunuz aslında. Onların nerede neye ihtiyacı olduğunu ne kadar iyi anlarsanız, onlara bu çözümü sunmanız o derece kolay olacaktır. Bu çözümde siz olacaksınız aslında.

Bu bir çok sanal asistanın ve aslında pek çok freelance çalışan kişinini içine düştüğü bir tuzak. Böyle bir ön çalışmayı başlangıçta yapmıyorlar. Web sitesini ya da sosyal medya hesaplarını kurduktan sonra neden herhangi bir potansiyel iş teklifi yakalayamadıklarını düşünüyorlar.

Genel inanışın aksine, web sitenizi kurmak, sizin en son yapacağınız adım olmalıdır, ilk değil.
İlk yapılması gereken, temel hizmetleri belirlemek, sorun yaşadığı noktaları tespit edebilmek için hedef kitleniz ile buluşmak ve en sonunda da onlara bu konuda çözüm önermektir.
Bir çok iş sahibi hedefleri olan iş kurmaya o kadar hızlı ilerliyor ki, en önemli aşamayı atlıyor. Bu belki nasıl araştırma yapacaklarını bilmemelerinden kaynaklanıyor, belki de ilk kez bir iş kuruyor oldukları için bu konuda herhangi bir fikirleri yok.

Bu aslında çok fazla zaman ve emek gerektiren bir süreç. Bu sürecin aylarınızı alacağı anlamaına gelmediği gibi, anlatmaya çalıştığım sadece bu aşamanın hızlı bir süreç olmadığı. Eğer hızlıca bir iş kurayım, hemen de kar edeyim gibi bir düşünceniz varsa, hüsrana uğramanız çok olası.

Önümüzdeki 3-6 ay içerisinde keyifle yürütebileceğiniz bir sanal asistanlık işi için, şu an bunun için gerekli olan önçalışmayı yapmalısınız.

Bir sonraki yazımda, bu önçalışmayı yapıyor olmamınızın neden bu kadar kritik olduğundan bahsediyor olacağım.

Keyifli okumalar dilerim,

Sevgiler,

Kendi Dijital Asistanlık İşimi Kuruyorum-1 Temel Hizmetlerim

Kendi sanal asistanlık işinizde çalışmaya başlamadan önce, ilk düşünmeniz gereken hangi hizmetleri müşterilerinize sunacağınız olmalı.

Bugün müşterilerin sizden tekrar tekrar satın almak isteyeceği hizmetleri belirliyor olacağız.

Benimde işe ilk başladığımda yapma hatasına düştüğüm bir nokta bu aslında;  sanal asistan olarak verebileceğinizi düşündüğünüz her türlü hizmeti bir çırpıda listeliyor olmak. J

Takvim yönetimi, müşteri hizmetleri, hesap çizelgesi oluşturmak, proje yönetimi, sosyal medya yönetimi, web sitesi yönetimi ve daha neler neler diye uzayabilir bu liste ama sanırım siz ne demek istediğimi anladınız.

Temel Hizmetlerim Listesi

Bir yandan neler yapabileceğinizi listelemek iyi ancak amaç bu listeyi kısaltarak sizin Temel Hizmetlerim diye adlandırabileceğiniz bir liste hazırlamak. (Sizin çok iyi yaptığınız ve insanların size bunun için para ödemek isteyeceği hizmetler gibi)

Üst düzey yönetici asistanı olarak çalışırken, uzmanı olmasamda, birbirinden farklı pek çok idari görevi, iş tanımım gereği yerine getirmekle yükümlüydüm. Bazılarında çok iyiydim, bazılarında iyi değildim ancak işimin bir gereği olarak yapmam gerekiyordu.

Bu noktada önemli olan sizin sahip olduğunuz her türlü yetenek ve beceriyi bir kağıda üzerinde fazla düşünmeden, hızlıca yazılı olarak listelemeniz. Hiçbirşeyi atlamadan. Aklınıza gelen en ufak bir şeyi bile bu listeye ekleyin. Bu bilgileri bir süre sonra kullanağız. Buradaki ana fikir, zihninizde yer alan ve yıllar içerisinde kazanmış olduğunuz her türlü beceri/ yetenek gibi özellikleri yazı ile kağıda dökmek ve sizin bunları çok net bir şekilde yazılı olarak görmeniz.

Beceri listenizi tamamladıktan sonra sıra bilgi listesinde. Şimdi de yıllar içerisinde kazanmış olduğunuz her türlü bilgiyi listelemeye geldi sıra. Üniversite bölümünüz, işyerinde aldığınız farklı eğitimler, hobileriniz için gittiğiniz kurslar gibi.

Bir sonraki adım ise, yakın çevreniz sizi hangi özelliğiniz/ en iyi yaptığınız ne ile tanımlıyor. Sizi tanıyan insanlar hangi özelliğinizi çok iyi buluyor, hangi işi çok iyi yaptığınız söylüyor?

Yakın çevrem benim, olaylar karşısında çok sakin kalabildiğimi, ses tonumun rahatlatıcı olduğunu ve çok iyi iş takibi yaptığımı söyler. Belki  arkadaşlarınız da sizin çok iyi bir iletişimci olduğunuzu ya da çok iyi partiler organize ettiğinizi söyleyecek. Size söyledikleri neyse bunu da ltf yazın.

Şimdi beceri/yetenek listesine geri dönersek, listede dosyalama gibi bir yeteneğiniz olduğunu varsayalım, sizce sanal bir ortamda dosyalamak pazarlanabilecek bir yetenek midir?  Bundan bir iş yaratabilir misiniz? İnsanlar bu hizmet için size bir bedel ödemek ister mi?  Pek mümkün olmasa da, buradaki amacımız aklımızdaki herşeyi kağıda dökmek ve sonra bu liste üzerinden elemeler yaparak devam etmek.

Listemiz tamamlandığına göre, yazılı olan herşeye güzelce bakabilir, inceleyebilir ve görebiliriz.

Şimdi renkli bir kalem ile  yapmaktan hoşlanmadığınız herşeyi listeden teker teker  çizin. Garip gelsede, devam edin ve yapın. (Bir süre sonra iyi gelecek:) )

Sanal asistan olarak, kendi işinizi kurarken, yapmaktan hoşlanmadığınız şeyleri iş olarak yapmayı düşünmek, yapacağınız son şey olmalıdır.  O konuda uzman bile olsanız, ondan kurtulun. Listede üstünü çizin.

Yapmaktan hoşlanmadıklarınızı çizmeniz bittikten sonra, başka bir renkli kalem ile yapmaktan hoşlandıklarınız yuvarlak içine alın. Şimdi bir başka kağıt alın ve  Temel Hizmetlerim başlığını atın.

Şimdi beceriler listesinden yuvarlak içine almış olduklarınızdan 5 tanesini seçmenizini istiyorum ve şimdi bu 5 hizmet üzerine biraz araştırma yapın.

İnsanlar bu hizmetler için size ödeme yapar mı?  Dosyalama örneğine dönecek olursak, sizin bunu seviyor olmanız insanların bu hizmeti sizden para ile almak isteyeceği anlamına gelmeyebilir. Sizin bir işi severek yapıyor olmanız ve yararlı olduğunu düşünmeniz, pazarın da böyle düşünüyor demek değildir.

O yüzden 6 ay sonra neden para kazanamıyorum diye düşünmek yerine, bunu şimdiden belirlemek daha iyi ve akıllıca.

Pazarlamayı düşüneceğiniz hizmetler insanların şimdi ve acil ihtiyacı olan ve size ödeme yapmak için istekli olduğu hizmetler olmalıdır.  O yüzden dosyalama sizin yuvarlak içine aldığınız bir hizmetse, geriye dönüp, bunu çizin. Para kazanabileceğiniz en az 3 ile 5 gibi hizmetiniz mutlaka vardır.

Listenin giderek azalıyor olmasından korkmayın, bu akıllıca bir strateji, ne kadar fazla öneriniz olursa, potansiyel müşterinizin kafasının karışma olasılığı artacaktır.

Yetenek ve becerileriniz doğrultusunda çok uzun bir hizmet listeniz olduğu zaman, potansiyel müşteriniz büyük olasılıkla “Birçok konuda çok iyi becerileriniz var, sizi en iyi nasıl kullanabileceğimi düşünüyorum” şeklinde bir cevap almanız an meselesidir. Bunu bir çok kez yaşadım. Müşteriler sizi nasıl kullanabileceğiniz çözmeye çalışıyorsa, o noktada müşterinizi kaybettiniz demektir. Buna eminim.

Müşterinin şu an acil olan bir konuyu çözebilmek için sizinle iletişime geçeceğini hatırlayın. Eğer sizin onlara nasıl yardım edebileceğiniz konusunda kafaları sunduğunuz uzun liste yüzünden karışıksa, büyük olasılıkla bir şey yapmayacaklar ve bu malesef sizin için kötü birşey.

Listenizde gelir sağlayabileceğiniz en az 3 ile 5 arasında hizmetiniz olmalıdır. Peki gelir sağlayacak hizmet nedir?  Bu bazı faktörlere bağlıdır. Bu konuda biraz daha derinleşelim, çünkü gelir sağlayan bir hizmet yoksa,  siz kendinize iş yerine bir hobi edinmiş olursunuz.

Evet şimdi Temel Hizmetlerim listenize tekrar bir dönüp bakın ve gözden geçirin.

Şimdi listeniz tamamsa, bunlar sizin pazarlayabileceğiniz Temel Hizmetlerim olacak.

“Neden bu kadar az Pınar?” diye sorduğunuzu duyuyor gibiyim.

Çünkü ben yaptım, siz yapmayın. 

Sizin sadece belli konularda tanınıyor olmanızı istiyoruz, herşeyi önerirseniz, belirli konularda tanınıyor olmanız mümkün olmaz. 

Bir müşteriniz olduğu zaman, perdeyi biraz açıp yapabildiğiniz diğer hizmetlerden bahsedebilirsiniz ancak henüz başlangıçta işi basit tutmak ve sadece limitli hizmetler sunmak yeterli olacaktır.

Şöyle düşünebilirsiniz, Starbucks kahvesi ile ünlü ancak başka şeylerde satıyorlar. İnsanlar Starbucks’ın keklerini anlatmıyor ancak bu onların kek satın almasına engel olmuyor. En iyi hizmetinizi pazarlayın ve sonrasında insanlara keklerinizden de bahsedebilirsiniz 🙂

Pazarlayabileceğiniz bir takım hizmetleri aşağıda listeledim :

  • WordPress Site Yönetimi
  • Webinar Yönetimi
  • Satış Tüneli Yaratma
  • Mailchimp
  • Sosyal Medya Yönetimi
  • Grafik Dizaynı
  • Proje Yönetimi
  • Dokuman Hazırlama
  • Müşteri Hizmetleri
  • Takvim Yönetimi
  • Organizasyon Planlama

Eğer listekilerden hiçbirini bilmiyorsanız, lütfen cesaretinizi kaybetmeyin. Bu işe ilk başladığımda, teknolojik bir çok şeyi bende bilmiyordum. Kendimi geliştirebilmek adına bir çok online kurs aldım ve kendi kendime öğrendim.

Kendi bloguma başlayana kadar WordPress hakkında hiçbir bilgim yoktu. Şu an çok daha rahat ve hızlı bir şekilde wordpress üzerinde çalışabiliyorum.

Şimdi şunu size açıklıkla söylemem lazım, kendinize yatırım yapma konusunda istekli değilseniz ve daha fazla şey öğrenmek sizi mutlu etmiyorsa, malesef  başarılı olamazsınız.

Başarılı sanal asistanlar öncelikle kendilerine ve becerilerine yatırım yaparlar. En güncel yazılım ve teknolojiyi takip etmek ve hem kendi işinizi hem müşterinizin işini bu şekilde yönetmenizi gerektirir. Bu her türlü iş alanında böyledir aslında.

Şimdi pazarlayabileceğiniz Temel Hizmetlerim listesine karar verdiğiniz göre, bu hizmetleri kime pazarlayabileceğinize bir bakalım. Bu hizmetlere kimin ihtiyacı olabilir ve siz en çok hangi alanla ilgileniyorsunuz?

Bu da ayrı bir yazı konusu olsun.

Sevgiler,

 

Tecrübe

Linkedin‘deki profilimi sanal asistan olarak güncelleyeli, 2,5 yıl olmuş. Tüm bu süre çoğu zaman benim için bile oldukça belirsizdi. Bir yandan insanlara ne oldugunu anlatmak, bir yandan da kendim bile bazen “Kim bu şekilde çalışmak ister?” düşünceleri arasında kayboluyordum, ancak kendinizi ve fikrinizi ortaya koyduğunuz zaman, talep sizi mutlaka buluyor.

webv

Çok farklı coğrafyalarda, farklı kişilerle  kısa ve uzun süreli çalışma fırsatım oldu. Sadece meraktan arayıp, bana sorular soran ve fikirler almaya çalışan, ya da almak istediği hizmeti anlatıp, bu konuda tavsiye bekleyenler vs gibi farklı görüşmelerim oldu. Her görüştüğünüz kişi sizin için bir potansiyel oluyor ve kendisi olmasa bile size başka müşterileri yönlendirebiliyor.

knowledge

Her türlü iletişime açık olmak ve karsınızdaki ile dürüst bir ilişki kurmak çok önemli. Sizden istenen hizmet ile ilgili bilginiz olmasa da, bunu açık bir şekilde belirtmek ve o noktadan bir müşteri- asistan ilişkisi kurmak bu işin temeli.

Birlikte çalışmaya başlamadan önce, her türlü koşul ve şartın karşılıklı belirlenmesi ve yazılı olarak paylaşılması da temiz ve güzel bir başlangıç için şart.

Sevgilerimle,

Sanal Asistanlık Nedir?

Sanal Asistanlık Nedir?

thumb

Sanal Asistanlık, bu günün teknolojisinin sağladıkları ve özellikle de internet sayesinde, parmaklarımızın ucundan zaman ve mekan sınırı olmaksızın sağlanmakta olan bilgi akışının avantajını kullanarak gerçekleştirilen yeni bir çalışma şeklidir. İşverenler ile kurdukları güçlü ilişkiler, Sanal Asistanlık çalışmalarının her uzaklıktan gerçekleştirilmesine fırsat vermektedir. İşveren Sanal Asistanla çalışmasını ne kadar arttırırsa, karşılıklı güven ve saygıya dayalı bu ortaklıkla erişilebilecek başarı da o kadar büyük olacak, güven ve saygı içerisinde yapılacak olan işler Sanal Asistanların başarısını ve gelecekte yapılacak işlerin sayısını arttıracaktır. 1990′ larda bilgisayar endüstrisinin büyümesi ve aynı dönemde şirketlerdeki küçülmeler ile 1995’te Sanal Asistanlık profesyonel bir meslek olarak başlamıştır. “Sözleşmeli çalışanlara” doğru olan güncel eğilim, bu mesleğin sürekli büyümesini ve gelişmesini desteklemektedir. Sanal Asistanlık hizmetlerinden her büyüklükteki sirket/işveren yararlanabilir.

Sanal Asistan Kimdir?

Sanal Asistan (Virtual Assistant), elektronik ortamda yapılabilecek hizmetleri profesyonel olarak sağlamaya istekli, fiili olarak işverenin ofisinde çalışmayan, bunun yerine kendi ofisinden veya kendi ev-ofisinden çalışan kişidir. Sanal Asistan (SA), kendi ”Sanal İş”inde tam zamanlı veya part-time olarak çalışabilir. Sanal Asistanlar yaptıkları işte profesyoneldirler. Sanal Asistanlar, geniş bir yelpazede işle ilgili ve idari hizmetleri sunan, çok iyi uzmanlaşmış bağımsız yüklenicilerdir. Sadece farklı sektörlere çeşitli hizmetler ve ofis destek hizmetleri sunmakla kalmaz, işverenle işbirliği içinde de olurlar. Sanal Asistanlar sadece asistanlarınız değil aynı zamanda başarıya giden yoldaki partnerlerinizdir! SA’lar müşterilerine partner olarak onlarla karşılıklı saygı ve güven üzerine yapılanmış ve ortak bir amaca, yani işin başarısına yönelik güçlü ve benzersiz bir ilişki geliştirirler.

Sanal İşveren Kimdir – (Sİ)?

Sanal İşveren, belirli işlerin Sanal Asistanların yardımıyla yapılmasına gereksinimi olan kişi veya şirkettir. Çoğu zaman, Sanal bir İşveren bir projeyi komple olarak yüklenir ve onun parçalarını üçüncü şahıslara görev olarak vererek taşeronluk hizmeti alır. Bazı durumlarda ise, Sanal işverenler, kendi özgeçmiş yazıları, yeni evlerinin çizimleri, rapor yazıları, vb. gibi kişisel gereksinimleri için bir Sanal Asistanla çalışmak isterler. Sanal İşveren küçük bir girişimci, evinden çalışan bir girişimci, ev-ofis veya küçük ofis sahibi olabileceği gibi büyük bir şirket de olabilir. Bazen sanal iş (e-business) ortamında çalışan bir kişi hem “Sanal İşveren” ve hem de “Sanal Asistan” konumunda çalışabilir. Bu durum özellikle, birden fazla kategoride veya alt kategoride hizmet sağlanmasını gerektiren büyük ve kapsamlı işler alındığında gerçekleşir.

Sanal Asistanın Görevi ve Rolü Nedir?

Daha öncede belirttiğimiz gibi Sanal Asistanlar, bugünün teknolojisindeki gelişmeleri, özellikle de internet ile bilgi akışını kullanarak, iş yönetimi işlemlerini oluşturmak, uyarlamak ve sağlamaktan, çeşitli projelerle ilgili işlerin gerçekleştirilmesine, beyin fırtınasına, pazarlamaya, araştırma çalışmalarına, iş stratejileri geliştirmeye, takım oluşturmaya kadar uzanan pek çok konuda hizmet vererek işverene destek olurlar. Onlar, işinizin büyümesi ve gelişmesine katkıda bulunan partnerlerinizdir. Sanal Asistanlar müşterilerine çok çeşitli hizmetler sunmak için gerekli niteliklere sahiptirler ve işteki amaçlarınızı daha iyi desteklemeye yönelik yardımcı kaynaklar ve araçları önerebilir ve/veya kullanabilirlerler. Girişimcilerin pek çoğu çok fazla rolü birarada üstlenmiş durumdadırlar. Sanal Asistanın görevi, bu rolleri işverenden alarak ya kendilerinin üstlenmesi ya da işverene “işlerinin içinde” değil de “işlerinin üzerinde” çalışabilmeleri için gerekli zaman ve alanı bulmalarına fırsat verecek doğru kaynağı bulmaktır; kısaca söylemek gerekirse işverenin işleri içinde kaybolmasını önlemek için destek hizmetleri vermektir. SA’nın rolleri ve görevleri iş genişledikçe ve değiştikçe genişleyip değişmekle birlikte, işle sınırlı olmayıp işverenin kişisel bir seviyede desteklemesini de içerebilir.

Sanal Asistan ile Çalışmanın Faydaları:

Sanal Asistan (SA), sanal iş destek hizmetlerinde uzmanlaşmış, kendi işinde serbest çalışan bir girişimcidir. Sanal Asistan işverenin ofisinden çok uzakta olsa bile onunla birlikte çalışabilir. Sanal Asistan dünyanın herhangi bir yerinde olabilir! Klasik ofislerde yapılan pek çok iş, Sanal Asistanlar tarafından onların kendi ofislerinde veya ev-ofislerinde gerçekleştirilebilir. Onlarla iletişim kurmak için telefon, e-mail, faks, posta, vb. gibi araçlar kullanılabilir. Dosyalar e-postaya eklenerek, disketlerle, CD’lerle paylaşılarak değiş-tokuş edilebilir, aktarılabilir. Geçici personelin aksine, Sanal Asistanların birer partner gibi çalışması, işverenlerinin işlerini öğrenmelerine ve uzun dönemde o işin başarısında pozitif bir etki yapabilmelerine olanak verir.

• Sanal Asistanlar sizi pazarlama ve müşteri ilişkileri konusunda destekleyebilirler.
• Birçok Sanal Asistan web tasarımı ve arama motoru optimizasyonu konusunda uzmanlaşmıştır. Bir Sanal Asistan ile çalıştığınızda, sanal asistanınız işin detaylarını iyi bildiği için, web sitenizin güncel, çekici ve etkili bir içeriğe sahip olmasını sağlar.
• Sanal Asistan sizin sunumlarınızı çok daha profesyonel, parlak, düzenli ve özenli hazırlamanızı profesyonel şekilde destekler ve böylece dinleyenlerin ilgisini çekmenizi, ürünlerinizi ve hizmetlerinizi tanıtmanızı çok daha kolay hale getirir.
• Sanal Asistan, yazışmalar, metin yazıları, kitap yazımları, vb. gibi alanlardaki düzeltme, düzenleme ve yazım işlerinizde etkin bir yardımcınız olabilir. Bu da, çok daha profesyonel olmanızı sağlayarak pazardaki iletişimizde önemli rol oynar.
• Sanal Asistanınız bütün fatura işlemlerinizi, ödemelerinizi, faturalarınızı devralıp tüm muhasebe işlemlerinizi gerçekleştirebilir. Böylece onlar muhasebe ile ilgili tüm işlemlerinizile ilgilenirken siz de işinizle ilgili önemli kararlar verebilirsiniz.
• Sanal Asistanlar şirket organizasyonlarınızı planlayabilir çeşitli eğlence ve gezi turları organize edebilir. Böyle bir organizasyonu, hazırlık aşamasındaki sıkıntıyı yaşamadan düzenleyebilmenin ne kadar eğlenceli olacağını düşünün…
• Uzman Sanal Asistanlar size projelerinizin çeşitli aşamalarında farklı biçimlerde teknik destek verebilirler. Örn: teknik çizim, tasarım, fotoğraf düzenleme gibi.
• Sanal Asistanlarla sadece ihtiyacınız olduğu zamanlarda proje bazlı çalışabildiğiniz için bu size para tasarrufu sağlar. İşverenler sadece yapılan iş bazında para öderler ve ekipman, tedarik, sürekli maaş gibi maliyetleri yüklenmezler. Bunu nasıl bir tasarruf olduğunu düşünebiliyor musunuz!
• Sanal Asistanlar kendi ofislerinde çalışan bağımsız yüklenicilerdir. Bu bağlamda sizin mekandan tasarrufunuzu sağlarlar.
• Sanal Asistanlarla çalışmak size zamandan tasarruf sağlar. Çünkü, işe yeni bir eleman almak, geçici bir yardımcı bulmak ve yeni personelin yetiştirilmesi gibi işler için zaman harcamak zorunda kalmazsınız.
• Sanal Asistan randevularınızı organize edebilir, iş takviminizi idare edebilir, birikmiş işlerinizi üstlenebilir ve bu sayede işinizin pürüzsüz yürümesine yardımcı olabilir.

Doğru Sanal Asistan Seçimi:

Doğru seçilen bir Sanal Asistan ile çalışmak, birini ofis elemanı olarak işe almaktan daha zordur. Sanal çalışmanın özellikleri nedeni ile genellikle bu sahısla yüz yüze gelemezsiniz. Bu şartlar altında, Sanal Asistanların sizi kandırmadığına veya doğru Sanal Asistanı işe aldığınıza emin olabilmeniz için kendinize bazı sorular sormanız gerekmektedir:

• Benim projemin özellikleri nelerdir?
• Yurtiçinden bir Sanal Asistan ile mi yoksa yurtdışından bir Sanal Asistan ile mi çalışmalıyım? Bu kararın avantajları ve dezavantajları neler olacak?
• Sanal Asistan ile düzenli toplantılar yapmam gerekiyor mu?

Sanal çalışmanın doğasından ötürü lokasyon önem teşkil etmemektedir. Sanal Asistan bir ofis çalışanının yerine getireceği pek çok görevi yapabilir. Günlük faliyetlerinizi düzenler, raporlamalarınızı yapar, e-mail trafiğinizi gerçekleştirir, yolculuk düzenlemelerinizi yapar, projelerinizde teknik çizim desteği verir, fotoğraflarınızı düzenler, vb.. Eğer yurtiçinden veya kendi yörenizden bir Sanal Asistan ile çalışmaya karar verdiyseniz, bunu yapmakla ilk olarak seçeneklerinizi sınırlandırdığınızın farkında olmalısınız.

Bu karar doğrultusunda ikinci olarak Sanal Asistanların web sitelerini inceleyin ve bir çok Sanal Asistan ile iletişim kurup onlara amacınızı, işinizi, özet olarak projenizi anlatan ve onlardan da özetle yaptıkları işi, çalışma yöntemlerini, ücret ve ödeme koşullarını öğrenmek istediğinizi belirten bir bilgi ve teklif istemi gönderin ve sonra da gelen yanıtları inceleyin.

Üçüncü olarak, kararınızı 2 veya 3 Sanal Asistan arasında vermeye çalışmalısınız. Bu aşamada onlarla telefon görüşmesi yapmanız e-postalardan çok daha ikna edici olacak, Sanal Asistanın sizin için uygun olup olmadığı hakkında fikir verecektir. Sanal iş ilişkilerinde Sanal Asistana güvenmeniz çok önemlidir ve bu ilişki elemanlarınızla aynı ofiste çalışmanızdan çok farklıdır. Sanal Asistanızın sizin için yeterli ve gerekli donanıma sahip olduğundan, onun becerilerinin ve deneyiminin projenizle örtüştüğünden emin olmalısınız. Sanal Asistanların da sizin onlar için doğru müşteri olup olmadığınızı değerlendirmeleri gerekir. Diğer bir önemli konu da Sanal Asistanın niteliklerinin sizin için uygun olup olmadığıdır. Web sitelerini araştırın, profillerini inceleyin ve diğer müşterilerin de takdir ve tavsiyelerinin bulunduğu adayları gözden geçirin. Eğer gerek görürseniz önceki işverenlerinden biriyle görüşmeye çalışabilirsiniz.

Dördüncü aşama işe başlamadan önce her iki tarafın da şartlarının yazılı olduğu bir sözleşmenin yapılmasıdır. (İşin başlangıç – bitiş tarihi, ödeme miktarları ve ilgili tarihler, işin alınma ve gönderilme yöntemi, karşılıklı beklentiler ve işe özel şartlar gibi) Tüm bunların ardından, Sanal Asistan projeniz üzerinde çalışmaya başladıktan sonra periyodik olarak onun ilerlemesini kontrol edin ve bir problem olup olmadığını sorun, iletişimi koparmayın.

Kaynak: http://www.pedva.net/vemployment.php?&lg=tr

İlk Müşteriyle Çalışmak

Gecen yıl Nisan ayında başladığım blog yazılarımın bir meyvesi olarak ilk müşterim Şubat başında bana ulaştı ve birlikte çalışmaya başladık. Geçen bir ay içerisindeki ilk izlenimlerimi paylaşmak istiyorum.

Kurumsal çalışmak ve home ofis çalışmak oldukça farklı. Kurumsalda bir çok kaynak elinizin altındayken, evden çalıştığınızda kaynaklarınızı siz kendiniz yaratmalısınız. Gelişen teknoloji ve internet sayesinde birçok program mevcut ancak hangisini ne için kullanacağınızı bilmek ve müşterinizi buna yönlendirmek oldukça önemli.

Planlama en önemli konu, benim gibi bir çok işi aynı anda yapıyorsanız (annelik, ev hanımı ve home ofis iş ) zamanınızı iyi planlamak cok önemli bir kilit noktası. Müşteriyle geçireceğiniz zamanı ve onun için yapacaklarınızı iyi planlamalı ve ona ayırdığınız süreyi etkin kullanmalısınız. Yoksa günün sonunda bir ev dolusu iş ve müşteriniz adına tamamlanmamış işler içerisinde kaybolabilirsiniz.

Resim

En önemli konulardan biri de  ücretinizi belirlemiş olmak, evet ortada harcadığınız bir emek ve zaman söz konusu olduğunda bunun parasal karşılığını almak herşeyden önemli.  Ücretinizi saat başı, paket ya da müşterinizle birlikte geliştirdiğiniz başka yöntemle nakite çevirmelisiniz. Mutlaka önceden kafanızda belirlemiş olduğunuz bir değer olmalı. Böylelikle hem hak ettiğinizi alabilirsiniz, hemde evden çalışarak hem üretmiş, hemde kazanmış olursunuz.

Resim

Girişimciler İçin İş Fikri -Sanal Asistanlık

Görsel

Sanal asistan diğer küçük işletmeleri, girşimcileri destekleyen ve onlara  idari, yaratıcı ya da teknik konularda hizmet sunan bir girişimcidir.

Küçük işletmeler için bu tür hizmetleri dışardan satın almak giderek yaygınlaşmaktadır.  Küçük işletmeler ve girişimcilerle işbirliğinde başarılıysanız ve hızlı düşünüp, çabuk karar alabiliyorsanız, kontrol sağlamayı ve dağılmış prosesleri iyileştirmeyi seviyorsanız, sanal asistanlık sizin için iyi seçenek olabilir.

Avantajlar

  •  Evden çalışma konforuna sahip olacaksınız.
  •  Evinizde bir çalışma alanınız varsa, başlangıç maliyeti oldukça düşüktür.
  • Müşterilerinize genel  iş anlamında hizmet verebilir ya da emlak, sosyal medya, internet   marketing gibi belirli alanlarda uzmanlaşabilirsiniz.
  • Esnek çalışma saatlerine sahip olduğunuz bir işiniz olur.
  • Internet üzerinden  kolaylıkla ulaşabileceğiniz yetenek, bilgi ve tecrübenizi artıracak ve geliştircek yüzlerce kaynak mevcut.
  • Sanal asistan olmak için özel bir eğitim ya da sertifikaya ihtiyaç yoktur.
  • Müşterileriniz için sürekli ve gelişmekte olan hizmetler sunabilir ve uzun süreli iş ilişkileri kurabilirsiniz.

Dezavantajlar

  • İlk başlarda müşteri bulmakta zorlanabilirsiniz.
  • Sizden çok daha düşük ücretle çalışan kişilerle (Malezya, Pakistan)  rekabet etmek zorunda kalabilirsiniz.
  • Doğru ücretlendirmeyi yapmak zor olabilir.
  • Teknolojiyi sürekli takip etmeli ve kendinizi bu konularda güncel tutmalısınız.

Görsel

Neden Sanal Asistan?

Daha öncede bahsettiğim gibi, Türkiye’de sanal asistanlık bilinmiyor ve tercih edilmiyor. Alternatif olarak bazı şirketler tarafından kiralık/ sanal ofis ve  kiralık toplantı odası hizmeti veriliyor ve yine bu şemsiyenin altında telefonlarınızın cevaplanması, fakslarınızın yönlendirilmesi gibi basit sekreterlik hizmetleri  aylık bir ücret karşılığında sunuluyor.

Görsel

Ancak bir sanal asistanın size sunacağı hizmetler çok daha kaliteli ve etkili olacaktır. Çünkü sanal ofiste oradaki personel için bir başka müşteriden başkası değilken, kendi sanal asistanınız için en önemli müşteri siz olacaksınız ve size ve işinize özel bir hizmet alacaksınız.